Asientos Tipo

Otra forma de ingresar asientos genéricos es a través de los Asientos Tipo. Estos permiten predefinir esquemas de asientos que se ingresan de forma repetitiva. Esto permite que personal sin conocimientos contables puedan ingresar asientos sin equivocarse ya que el esquema preestablecido lo va guiando a través de la carga del mismo. Hagamos la práctica de definir un asiento tipo y después utilizarlo para cargar asientos.

Seleccione (Contabilidad > Asientos Tipo) para abrir la pantalla de Asientos Tipo. Para agregar uno nuevo hacemos click sobre el botón Agregar y pasamos a la pantalla "Agregar Asiento Tipo" como se puede ver abajo:

Aquí ingresamos una descripción (Nombre) para el asiento tipo y tantas lineas como necesitemos (una por cada apunte). En concepto ingresamos una descripcón en lenguaje no técnico para que la entienda el operador y definimos en la columna "Cr/De" si la imputación se hace al Debe o al Haber y en la columna "Cuenta" seleccionamos la cuenta a la que se va a imputar. No se especifica el importe ya que solo estamos definiendo un esquema de asiento y estos se ingresarán cuando utilicemos el asiento tipo en (Contabilidad > Asientos > Agregar Genérico c/Asiento Tipo).

Después agreguemos otro asientos tipo más para Extracción Bancaria. Nuestra pantalla de Asientos tipos se vería como sigue:

Cómo utilizar los Asientos Tipo

Abrimos la pantalla de asientos (Contabilidad > Asientos). Seleccionamos en el menú lateral "Genér. c/As.Tipo" y pasamos a la pantalla que podemos ver abajo donde seleccionamos un asiento tipo con los pasos que se muestran en la imagen abajo

Después de hacer click en [Aceptar] se expandirá la pantalla con el esquema del asiento tipo como puede verla en la imagen siguiente:

Después de introducir la fecha (1) y los importes (2 y 3), y cambiando la descripción si fuera necesario, haciendo click en [Aceptar] el nuevo asiento es guardado y lo podremos ver en la pantalla de asientos como se observa en la imagen de abajo:

Asientos de Cierre

Seleccionando (Contabilidad > Asientos de Cierre) pasamos a la pantalla de "Generación de Asientos de Cierre" que podemos ver abajo. En esta pantalla podemos generar dos asientos únicos requeridos por toda contabilidad al terminar el ejercicio contable, que son 1) El asiento de refundición de cuentas de resultado y 2) El asiento de cierre del ejercicio. Marcando las correspondientes casillas de chequeo indicamos los asientos que queremos generar.

Al marcar las casillas, los controles relacionados se habilitan para ingresar la información requerida, en ambos casos debemos ingresar la fecha del asiento, para el asiento de refundición debemos indicar dos cuentas; la cuenta madre de Resultados, en nuestro ejemplo [4 RESULTADOS] y la cuenta a la que se imputará el resultado calculado. Finalmente haciendo click en [Aceptar] el proceso se inicia y en unos instantes obtenemos un mensaje con el resultado de la operación.

Después de hacer click en [Aceptar], en nuestro caso con la empresa Prueba obtenemos el siguiente resultado:

Obtenemos un error al crear el asiento de Refundición debido a que en nuestro caso aún no tenemos asientos de Resultados (Ingresos y Egresos), pero el asiento de cierre igualmente ha sido creado. Ahora en la pantalla de Asientos podremos ver el nuevo asiento Creado:

Si nuevamente ingresamos a (Contabilidad > Asientos de Cierre) tendremos la pantalla de asientos de cierre como se ve abajo:

Como puede ver ha habido cambios. Ahora Cómo ya fue creado el asiento de cierre, en lugar de permitir su generación está la opción de borrarlo. Marque "Borrar asiento de Cierre" y haga click en [Aceptar] y verá como el asiento de cierre es eliminado.

  Asientos Compras/Ventas

Los ítems de menú Compras y Ventas son idénticos por lo que los vamos a considerar en conjunto y cuando exista una diferencia lo vamos a indicar.

Conceptos de Facturación

Accedamos a la pantalla de Conceptos de Facturación desde (Compras > Conceptos de Facturación):

En una operación de compra o venta debido a la legislación impositiva vigente tenemos varios items que debemos detallar al confeccionar la factura, a cada uno de estos items los llamamos conceptos de facturación. Abajo puede ver la tabla de conceptos de AVAS para configurar las facturas de compras.

Concepto: El Nombre del Concepto. Predeterminado para los primeros 10 conceptos, más 3 adicionales que puede definir el usuario.

D/C: Como cada Compra o Venta da lugar a un asiento, es necesario indicar cómo se imputarán los importes. Haciendo click sobre esta columna podemos cambiar la letra (D/C) si tenemos una 'D' se imputará al DEBE y si tenemos una 'C' se imputará al HABER (Crédito).

Cuenta: Juntamente con el punto anterior permite definir los apuntes del asiento de Compra (el de Venta es similar). Tenemos que indicar la Cuenta que será imputada, para seleccionarla hacemos click sobre el botón [...] que aparece a la derecha de la columna.

Proveedores/Clientes

Seleccionando (Compras > Proveedores) o (Ventas / Clientes) se ingresa a la pantalla de Cuentas con vista de Proveedores o Clientes según sea el caso. Es lo mismo que seleccionar (Contabilidad > Cuentas) y después seleccionar "Proveedores" o "Clientes" en la sección "FILTRO" del menú lateral. Abajo en la figura vemos como al seleccionar (Compras > Proveedores) las opciones de FILTRAR se acomodaron de forma automática para que solo se vean las cuentas que corresponden a Proveedores:

Haciendo click sobre [Proveedores] pasamos a la pantalla "Agregar Proveedor"

Un proveedor es una cuenta especial que además de los datos básicos de las cuentas genéricas tiene datos adicionales propios del proveedor. Igual que en una cuenta genérica hay que ingresar un código, en nuestro plan de cuentas básico la cuenta madre de Proveedores es (2.1.8), como ya tenemos la cuenta (2.1.8.1 Proveedores Varios) se nos sugiere el código siguiente (2.1.8.2), podemos modificarlo pero no es conveniente que lo ubique bajo otra cuenta madre que no sea la de Proveedores.

Haciendo click en [Aceptar] se guarda la nueva cuenta creada y la podremos ver en pantalla:

Tipos de Operación

Seleccionando (Compras > Tipos de Operación) entramos a la siguiente pantalla:

donde podemos crear una lista de "Tipos de Operación", después, al momento de cargar un asiento de Compra / Venta, se le podrá asignar uno de estos Tipos definidos. El la imagen se mustran varios tipos de operación ya definidos. Ud. puede definir los suyos de acuerdo al criterio que considere conveniente y después podrá utilizarlos para definir informes filtrados por esos tipos de operación.

Asientos de Compras/Ventas

Con esta opción pasamos a la pantalla de Asientos configurada de tal forma que solo se visualizan los asientos de Compras / Ventas:

Como en nuestra empresa Prueba aún no hemos creado asientos de Compras / Ventas veremos la pantalla vacía. Para agregar un asiento de Compras hagamos click en la opción del menú lateral "Compra " dentro de la sección AGREGAR

y se presentará la pantalla de Agregar Compra como se ve en la imgaen abajo:

Al comienzo el cursor se ubica sobre el campo "Fecha" (1), después de introducir la fecha del asiento con Enter pase al siguiente campo (2) "Mes" que se asigna automáticamente con el mes de la fecha introducida, pero se puede modificar en caso de ser necesario. Con Enter pasamos al siguiente campo (3) "Tipo de comprobante" donde se presenta el primero de la lista "001 FACTURA A" que se puede cambiar desde la lista desplegable:

Con otro Enter pasamos al campo (4) Sucursal (Punto de venta), después de introducirlo con Enter pasamos al campo Números de comprobante (5 y 6) donde tenemos dos números para permitir el ingreso de rangos de comprobantes, en el caso de tratarse de un solo comprobante dejamos el mismo número para ambos campos. Con otro enter se presenta el cuadro (7) "Buscar Cuenta" al que también se puede acceder desde el botón [...] del campo "Proveedor ". Haciendo Click en [Buscar] podemos seleccionar el proveedor desde la pantalla de Cuentas.

Una vez seleccionada la cuenta de proveedor el cursor pasa al importe total (8), introducimos un importe, en el ejemplo 1000 y con otro Enter se despliegan los conceptos normales de una factura (Total, Neto e IVA):

Note que las cuentas se asignaron en forma automática de acuerdo a la configuración existente en Conceptos de Facturación.

Supongamos que Ud. considera que para este caso específico no corresponde alguna de las cuentas asignadas. Por ejemplo desea cambiar "1.1.6.1 Mercaderías" por "4.2.2.1 Gastos Varios". Haga click sobre la descripción de la cuenta y accederá a la pantalla de cuentas para poder asignar la que Ud. considera que corresponde. También podrá cambiar la asignación D/C como se muestra abajo en la imagen:

Este cambio será recordado por el sistema de manera que las siguientes veces que haga un asiento de compras para este proveedor ya no necesitará hacer esta clase de correcciones.

Si hubiera un importe exento que indicar lo puede agregar marcando la casilla de chequeo [x] EXENTO, colocando el importe y seleccionando la cuenta que corresponda:

Note que los importes calculados se van modificando automáticamente de manera que el asiento siempre cuadre. También los cuadros de selección "Actividad", hay uno para la sección EXENTO y otro para la sección GRAVADO1. Aparecen seleccionados con la primera actividad de la lista de actiuvidades que Ud. introdujo al comienzo en "Datos de la Empresa", si la empresa tiene más de una actividad puede cambiar esta asignación automática por la actividades que correspondan desde estos cuadros de selección. También puede cambiar la alicuota del IVA desde su cuadro de selección y si el valor calculado difiere del que consta en la factura puede desmarcar la casilla de chequeo [x] Calc, lo que le permitirá introducir el importe en forma manual.

Conceptos Adicionales

Debajo de IVA1 puede ver un cuadro de selección que muestra el texto "Conceptos---->". Desde allí es posible agregar los siguientes Conceptos adicionales. Vea abajo la lista desplegada:

Si selecciona por ejemplo Impuestos Internos, "Imp.Int", verá como se despliegan los lugares para ingresar el importe y seleccionar la cuenta, estos están en color rosado indicando que se requiere la acción del usuario para rellenar estos campos. También hay un campo para ingresar el porcentaje a aplicar sobre el neto para calcular el concepto, inicialmente con '0.00' que puede cambiar para calcular el imoporte en forma automática o en caso contrario introducir el importe manualmente. Abajo puede ver la imagen orientativa:

Varias Alicuotas

En el caso de que el comprobante tenga más de una alicuota de IVA debemos habilitar [x] GRAVADO2 y [x] GRAVADO3 en el caso de tener 3 alicuotas distintas. Si hacemos click en [x] GRAVADO2 veremos como se despliega una nueva sección donde podremos colocar el neto y el IVA de esta sección. Abajo podemos ver un caso con tres alícuotas:

Note que cada sección puede tener asignada una actividad distinta. Cuando el asiento está completo, haciendo click en [Guardar] guardamos el asiento. Ahora podrá ver el asiento listado en pantalla:

Si después necesita hacer algún cambio lo puede hacer seleccionando el asiento y haciendo click en el menú lateral sobre "Modificar":

Conceptos Adicionales Retenciones y Percepciones

Hasta ahora solo hemos visto el concepto adicional "Impuesto Interno". En este apartado vamos a ver las Retenciones y Percepciones de IVA y de Ingresos Brutos. Abajo podemos ver nuevamente la lista desplegable de Conceptos Adicionales:

Retención y Percepción IVA

Se le solicitará en la sección "DATOS ADICIONALES OPCIONALES" que ingrese el código de retenciones/percepciones correspondiente. Puede descargar la lista de códigos desde el siguiente enlace: https://www.afip.gov.ar/genericos/documentos/RG_AFIP_2233_2007_A003_V000.pdf

Debe ingresar el código de la segunda columna titulada "Régimen". Este valor es necesario para generar el archivo texo para ser importado desde el aplicativo de IVA del SIAP de la AFIP.

Retención y Percepción de Ingresos Brutos

Para las retenciones se le solicitará que ingrese la jurisdicción y el Nro. de Certificado. Para percepciones solo la jurisdicción.

  Importar y Exportar Asientos

En este apartado describiremos las operaciones de Importación y Exportación de Asientos que permite realizar el sistema AVAS. El siguiente es el submenú con el que se accede a estas operaciones:

Paquetes de Asientos

Se accede a esta opción desde (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Paquetes de Asientos). Esta utilidad permite generar paquetes de asientos en una Empresa y después importarlo desde otra Empresa. Las opciones son "Generar" e "Importar":

Generar

Si hacemos click en la opción "Generar" se presenta la siguiente pantalla:

Existen varios tipos de paquetes que se pueden generar. El primero y más comun es "Asientos Independientes" pero también podemos generar varios asientos resumen. La práctica aquí la vamos a hacer con la primer opción. Al hacer click en aceptar se inicia el proceso de generación del paquete durante el cual se va mostrando el avance de la operación. Al terminar de generarse se muestra una pantalla con el número de asientos y pases generados:

Abajo puede ver una imagen que muestra como se conforma el nombre del archivo del paquete:

Importar

En primer lugar debemos abrir la empresa destino que es desde donde vamos a importar el paquete. Para hacer la practica vamos utilizar nuestra empresa Prueba. Asi que abrimos la empresa Prueba y seleccionando (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Paquete de Asientos > Importar) accedemos al diálogo que se ve abajo:

1) En "Seleccione el ejercicio destino", automáticamente se presenta el primero de los ejercicios, si no fuera allí donde queremos que se ubiquen los asientos a importar podemos seleccionar otro de la lista desplegable.

2) Haciendo click en [...] a la derecha de "Seleccione el paquete a importar" podemos navegar en nuestro disco para ubicar el paquete que queremos importar. En nuestro caso el paquete 21-010116-311216.PAQ que se encuentra en C:\AVAS3\Datos\mariafidencia\Paquetes.

Más abajo podemos seleccionar un rango de fecha y el tipo de asiento (Genérico, Compra, Venta) a fin de definir que asientos se importarán.

3) Después con el botón [Verificar] podemos verificar los asientos del paquete y ver si estos pueden ser importados.

4) Finalmente con el botón [Importar] importamos los asientos.

En las pestañas "Correctos" se ven los asientos que fueron verificados o Importados en forma correcta y en "Erroneos" los que contienen errores.

Si por descuido se hizo la importación con un paquete que no corresponde o desde una base equivocada, se puede deshacer la operación con la opción (Importar Exportar Asientos > Eliminar último lote importado).

  Importar desde Planilla Excel

Se accede a esta opción desde (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Importar desde planilla Excel). y desde aquí seleccionamos si corresponde a Ventas o Compras.

En muchos casos los contadores reciben de sus clientes planillas Excel con el detalle de las operaciones de compras y ventas realizadas en el mes. El problema es que no existe un formato uniforme para esto y cada cliente utiliza uno distinto.

Con estas utilidades se pueden importar planillas Excel con diferentes formatos, pero antes de proceder a la importación deberá realizar algunas tareas de preparación previos.

Requisitos de las planillas para poder ser importadas

Deben tener como mínimo las siguientes columnas: Fecha, Letra/Tipo, Punto de venta, Nro, Razón social, CUIT, Neto, IVA. La siguiente podría ser una planilla apta para ser importada:

También podrían tener las siguientes columnas: Responsabilidad IVA, Alicuota de IVA, Excento, No Gravado, Impuestos Internos, Percepción y Total.

Antes de poder procesarla debemos guardarla en el formato "Texto delimitado con tabulaciones". Para hacerlo la abrimos desde Excel y Seleccionamos (Guardar Como > Otros formatos > Texto delimitado con tabulaciones) como se puede ver en las imagenes abajo:

Después de guardar el archivo de esta manera tendremos dos archivos, uno (el original) con la extensión .xls y otro con la extensión .txt:

Ahora que ya tenemos preparado el archivo podemos abrir la pantalla de Importación con (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Importar desde planilla excel > Ventas):

Los pasos a realizar en nuestra práctica son los siguientes:

1) Seleccionar el archivo texto a importar: Haciendo click en el botón (1) navegue dentro de su disco hasta ubicar el archivo texto que preparó en el punto anterior para ser importado a su contabilidad. En este caso este se halla en C:\AVAS3\Datos\mariafidencia\Ventas052016.txt

Los títulos de columnas y cualquier otro texto adicional no causan ningún problema ya que son ignorados en el proceso.

2) Seleccionar la cuenta de consumidor final.

3) Seleccionar la primer fila con datos correctos de la tabla con los datos del archivo importado: De esta manera una vez completada la configuración del punto (4) podrán verse los datos en la columna "VALORES OBTENIDOS".

4) Configuración: Si el archivo que Ud. importa periódicamente tiene siempre el mismo formato solo deberá realizar esta configuración una sola vez, pero si este varía deberá modificar la configuración para que se adapte al nuevo formato. En la configuración se debe indicar desde que columna y posición se debe tomar cada uno de los conceptos. Estos son los siguientes:

FECHA: En nuestro ejemplo la fecha se encuentra en la columna 3.

LETRA: Hay dos formas de especificar la LETRA. En nuestra planilla podríamos estar teniendo una columna con la letra A, B o C. pero también podríamos tener especificado el código numérico del tipo de comprobante (001 Factura A) (006 Factura B), (011 Factura C), etc.

Asi que según el caso deberíamos seleccionar TIPO o la LETRA. En este caso solo tenemos la letra en la columna 1, de esta manera ‘FA’ , solo nos interesa la letra A que comienza en la posición 2, después de la F, y ocupa una sola posición. Así que colocamos (COLUMNA = 1), (INICIO = 2) y (POSICIONES = 1).

Resumiendo: seleccionamos LETRA. Y ponemos en las casillas los valores correspondientes ya explicados. Vea la figura de abajo:

SUCURSAL: Es el punto de venta. En nuestro ejemplo se encuentra en la columna 2 como la primer parte del numero de factura. Por lo que debemos tomar los primeros 4 caracteres (COLUMNA=1, INICIO=1, POSICIONES=4).

NUMERO1: Es el número de factura. Se encuentra en la columna 2 a partir de la posición 6 tomando 8 posiciones:

NUMERO2: Es el número de la última factura en el caso de un rango de facturas. cuando se trata de facturas únicas su valor debe coincidir con NUMERO1, como en este caso.

CUIT/DNI: En nuestro caso se encuentra en la columna 6 a partir de la posición 3 y tomando 11 posiciones, (note el espacio que hay entre la C y el 2 que hace que el CUIT comience en la posición 3).

RESP.IVA: Se trata de la responsabilidad ante el impuesto IVA. En este caso está en la columna 5. En caso de no tener un valor en esta columna se tomará el "valor por omisión" CF en nuestro caso.

ALICUOTA: Se trata de la alicuota IVA. Como en nuestro caso no tenemos una columna con la alicuota ya que todas son del 21% colocamos este valor en "Valor por omisión".

Para el resto de los conceptos solo tenemos que indicar la columna. Si la columna no existe dejamos su valor en cero.

5) Verificar

Después de terminada la configuración tenemos que hacer click en el botón "Verificar". Después de un corto proceso se nos presentan en dos pestañas distintas los registros verificados como "Correctos" y los "Erroneos" y una leyenda que en nuestro caso nos informa "19 comprobantes correctos, 0 erroneos".

En el caso de haber algunos comprobantes que dan error deberíamos identificar los errores y corregirlos de ser posible, en caso contrario ingresarlos manualmente.

Abajo podemos ver una vista de nuestra pantalla en este momento:

6) Importar

Una vez verificada la planilla se visualiza el botón importar en la pestaña "Correctos". Tenemos que hacer click en este botón para introducir estos comprobantes en la empresa que tenemos abierta. Al hacerlo, después de un corto proceso vemos el resultado "19 Registros importados 0 Registros rechazados". En caso de haber rechazados estos aparecerán listados a continuación con un informe de la razón del rechazo que frecuentemente suele ser "Comprobante duplicado".

Si por error se importó un archivo que no corresponde o en una empresa equivocada, la operación se puede deshacer con la opción (Importar Exportar Asientos > Eliminar último lote importado).

Caso práctico formato NCA0000-00000000

Recientemente se agregó el formato NCA0000-00000000. Este formato contiene en una sola columna la LETRA, la SUCURSAL (punto de venta) y el NRO de COMPROBANTE:

Abajo en la toma de pantalla puede ver cómo configurar este tipo de planilla:

Al verificar obtuvimos 889 comprobantes correctos y 0 erroneos. Al Importar obtuvimos 889 comprobantes importados y 0 rechazados.

Si se intenta importar nuevamente el mismo archivo estos serán rechazados en su totalidad a fin de evitar la duplicación de los mismos. Vea la toma de pantalla de abajo:

Configuración para importar de “Mis Comprobantes” de la AFIP

Como puede ver en este caso obtuvimos 42 comprobantes correctos y 28 erroneos. Esto se debe a que el archivo importado no tiene todos los conceptos, como ser retenciones, percepciones, impuestos internos, etc. Por lo que estos deberán ser ingresados manualmente.

Eliminar o Confirmar Lotes

Abajo podemos ver cómo acceder a esta utilidad:

Al hacer click en esta opción se presenta la pantalla que vemos a continuación:

Aquí vemos el listado de todos los lotes que hemos importado desde Planilla Excel, Facturas electrónicas y Aplicativos varios.

Puede ser útil en caso de que hayamos importado un lote de asientos equivocado, en este caso con el botón “Eliminar Lote Seleccionado” podemos eliminar todos los asientos de este lote.

También, con el tiempo la lista va creciendo y podríamos confundirnos y por error eliminar un lote equivocado, por lo tanto se recomienda que una vez que esté seguro que el lote ha sido correctamente importado, confirme el lote con el botón “Confirmar Lote Seleccionado” haciéndolo desaparecer de la lista.

Importar Facturas Electrónicas

- Descargue el archivo de la facturación en linea desde el sitio de la AFIP. Consiste en un archivo zip que debe ser descomprimido.
- Descomprima el archivo descargado con winzip o winrar. Obtendrá en una carpeta los siguientes dos archivos:
VENTAS.txt
ALICUOTAS.txt
- Estos archivos no contienen información de imputación, es decir no tiene datos para saber a que cuentas imputar el TOTAL, NETO, etc. Por lo que el programa AVAS3 tomará estos datos de la tabla "Conceptos de Facturación". Abajo en las imágenes puede ver como acceder a ella:

- Asigne en esta tabla las cuentas que correspondan a cada concepto
- Ingrese a la opción de importación como se puede ver en la imagen abajo:


- Desde el botón [Abrir] seleccione el archivo VENTAS.txt que ha descargado del sitio de la AFIP y haga click en el botón [Abrir] de abajo:

- En la parte superior podrá ver los comprobantes descargados. Vea que I.Brutos y Responsabilidad IVA sean los correctos y haga click en el botón [Importar] y verá en la sección inferior los comprobantes importados.

- Si por error se importaron los datos en un ejercicio equivocado puede deshacer la operación con la opción (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Eliminar último lote importado):

Exportar para Aplicativos Varios

  Ver Video que explica como Generar Archivos de Exportación AFIP RG3685

Se accede a esta opción desde (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Exportar para Aplicativos Varios). Al ingresar se presenta la siguiente pantalla:

En distintas pestañas tenemos las pantallas de exportación para cada uno de los aplicativos, a saber: "Compras y Ventas", "SiFeRe", SIAP-IVA" y "DGR-CTES". A continuación describiremos cada uno de ellos:

Compras y Ventas

Aquí se pueden generar los archivos texto para ser importados desde el Aplicativo "Compras y Ventas" que funciona en el SIAP de la AFIP. Para hacerlo debemos seleccionar la pestaña correspondiente e ingresar el mes en "Periodo" por ejemplo 05/2016 y hacer click en [Generar]. A continuación se generarán los archivos de texto y se presentará un mensaje informando el lugar donde se generaron los archivos:

Haciendo click en [OK] se muestra la pantalla principal con la información de los archivos generados, cada uno en una pestaña diferente.

Los archivos generados son los siguientes:

Al pie de pantalla se puede ver un resumen de los archivos generados:

  Ver Video que explica como Generar Archivos de Importación AFIP RG3685

SiFeRe

Aquí se pueden generar los archivos texto de Retenciones y Percepciones de Ingresos Brutos para el Aplicativo SiFeRe (Convenio Multilateral). Hay que seleccionar la pestaña "SiFeRe", ingresar el mes y presionar el botón [Generar]. Después de un cortro proceso verá un mensaje que le informa dónde han sido guardados los archivos generados:

Al cargar los comprobantes con Retenciones/Percepciones de IB, se le solicitará que ingrese la jurisdicción y el Nro. de Certificado. Para percepciones solo la jurisdicción. Estos datos son opcionales pero es necesario cargarlos si necesita generar estos archivos texto.

SIAP IVA

Aquí se pueden generar los archivos texto de Retenciones y Percepciones de IVA para el IVA del SIAP. Hay que seleccionar la pestaña "IVA-SIAP", ingresar el mes y presionar el botón [Generar]. Después de un cortro proceso verá un mensaje que le informa dónde han sido guardados los archivos generados.

Al cargar los comprobantes con Retenciones/Percepciones de IVA, se le solicitará que ingrese el Nro de Régimen. Estos datos son opcionales pero es necesario cargarlos si necesita generarán estos archivos texto.

Mover Datos entre Ejercicios

Supongamos que tiene un ejercicio con un periodo 01/01/2016 - 31/12/2016 y ya tiene cargados asientos hasta junio/2016 inclusive. Pero por alguna razón se decide que el ejercicio debe terminar el 31/05/2016 y comenzar uno nuevo el 01/06/2016. En este caso Ud. necesita crear un nuevo ejercicio, por ejemplo 01/06/2016 - 31/12/2016 y trasladar los asientos cargados del mes de junio del primer ejercicio al segundo ejercicio. Con esta utilidad esto se puede hacer muy facilmente, Seleccione (Contabilidad > Importar Exportar Asientos > Mover datos entre ejercicios) y verá una pantalla como la siguiente:

Después de configurar la operación asignando Ejercicio Origen y Destino y el mes a trasaldar y/o el rango de fechas, con el botón [Ver Asientos] se puede visualizar la lista de asientos a mover. Finalmente con el botón [Mover Asientos] se realiza la operación del traslado de los asientos al ejercicio destino y se visualiza un mensaje que muestra el número de asientos trasladados.

  Informes Generales

Abajo vemos desplegado el submenú (Contabilidad > Informes). Mediante este menú accedemos a los informes contables generales.

Brevemente describiremos cada uno de ellos:

1) Plan de cuentas: Listado del plan de cuentas incluyendo para cada cuenta el código, el ID y el Nombre. Podemos configurarlo estableciendo un rango de cuentas y los tipos a incluir (Genéricas, Compras y Ventas).

2) Balance: Listado de las cuentas con su Código, Nombre y Saldo para cada nivel. Podemos configurar el informe definiendo un rango de cuentas, un rango de fechas, los niveles de cuentas a incluir (1- 5) y si incluiremos o no las cuentas sin movimientos.

3) Diario: Listado de Asientos con la cabecera y los apuntes. La cabecera con la Fecha, el Número del Asiento y su Descripción y los apuntes con el código y nombre de la cuenta, el detalle y el importe al DEBE o al HABER. Podemos configurar un rango de fechas, si incluiremos las sumas iguales al final y si se incluirá o no el asiento de apertura.

4) Diario Resumido: Con el mismo formato del punto anterior y en forma similar al punto 5 de Paquete de Asientos > Generar se genera un asiento resumen por cada mes del rango indicado. Como opciones de configuración podemos seleccionar un rango de fechas, si se incluirán las sumas iguales al final y si se incluirá o no el asiento de apertura, si se generará un solo asiento o un asiento por mes y con que número se iniciará la numeración de asientos.

5) Mayor: Es un informe semejante a un estado de cuentas. Para cada cuenta se lista una cabecera con el código y el nombre de la cuenta y a continuación el listado de apuntes, comenzando opcionalmente con el saldo de arrastre hasta inicio del periodo que se informa siguiendo con los apuntes con la fecha, número de asiento, su descripción y detalle y el importe al DEBE o al HABER y el Saldo. Podemos configurar el informe definiendo un rango de cuentas, un rango de fechas, si se listará cada cuenta en una hoja separada y si se arrastrarán los saldos desde el inicio de ejercicio.

6) Sumas y Saldos: Para cada cuenta (incluyendo las de grupo) se presenta un informe de saldos mensuales como se puede ver en la figura. Podemos configurar el informe definiendo un rango de cuentas, un rango de fechas y un rango de niveles.

7) Ajuste por Inflación:

Acceda al tema haciendo click en el enlace de arriba.

8) Análisis de Cuenta: Se muestran las sumas y saldos mensuales de una cuenta seleccionada. Vea la imagen abajo:

9) Balance General De Sumas y Saldos: Se muestran las sumas y saldos mensuales de una cuenta seleccionada. Vea la imagen abajo:

  Informes Libros IVA

Los informes de Compras y Ventas son muy similares por lo que solo analizaremos los de Compras, pero finalmente veremos los informes "Posición IVA" y "Discontinuidad de Comprobantes" que se encuentran en el menú "Ventas".

Libro IVA Compras

Como puede ver en la figura en Compras-Informes hay un submenú con dos opciones, "Libro IVA Compras" y Generador de Informes", los que analizaremos a continuación:

Seleccionando esta opción pasa inmediatamente a la pantalla de configuración del informe:

Aquì se puede ingresar el mes a listar o también seleccionar "Todos los meses". Con la opción "Tamaño de letra" podemos agrandar la letra del informe seleccionando +1, +2, etc.

Se puede seleccionar "Listar todos los comprobantes" o "Listar solo un grupo de comprobantes", en este último caso se presenta un conjunto adicional de opciones como puede verse en la imagen abajo:

Con el botón [Configurar Impresión] se puede configurar la salids dimpresa, seleccionar impresora, tamaños de letra etc.

Al pie del formulario tiene varios botones que permiten emitir el informe en diferentes formatos, a saber [Vista Previa], [Imprimir], [Excel] y [PDF]. Desde la vista previa también se puede emitir el informe impreso.

Generador de Informes

El generador de informes permite generar informes a medida tanto para Proveedores como para Compras. Con este último también puede imprimir el Libro IVA además de cualquier otro informe que necesite relacionado con las Compras. Ambos generadores; Proveedores y Compras son muy similares, así que solo describiremos uno de ellos. Abajo puede ver la pantalla inicial del generador de informes.

Puede ver a la izquierda la lista de informes definidos, en este caso hay uno solo "IVA Compras Estandar" y a la derecha una descripción del informe seleccionado con tres secciones: "Columnas del Informe", donde se ve una lista enumerada de las columnas del informe, "Se listarán los registros" donde se ve la definición del filtro que define el conjunto de registros que se listarán y "El informe se ordenará" donde se muestra la definición de orden y dirección del listado. A la izquierda de las dos últimas secciones hay sendas casillas de chequeo que pueden marcarse para activarlas o desactivarlas. Al pie de la lista de informes hay un botón [Gestor de Informes] que nos lleva a otra pantalla donde podremos crear, modificar y borrar informes.

En esta pantalla vemos también la lista de informes con su descripción a la derecha y a la izquierda tres botones para realizar las tres operaciones de edición, Agregar, Modificar y Borrar informes. Para aprender a utilizar este generador de informes vamos a agregar un nuevo informe. Presione el botón [Agregar Informe] para entrar a la pantalla de definición de Informes que se puede ver abajo.

Vemos aquí un lugar para entrar el nombre que tendrá al informe. Entre "Mi informe". Debajo puede ver tres pestañas "Columnas del Informe", "Registros a listar" y "Orden del informe" que se corresponden con las tres secciones de la DESCRIPCION que habíamos visto arriba.

Inicialmente tenemos seleccionada la pestaña "Columnas del Informe" que es donde definiremos las columnas que queremos que tenga el informe. Para cada columna podremos definir el "Campo", el "Título", el "Ancho(%)" decidir si tendá un totalizador al pie de la columna "Totaliza", establecer el "Formato" con el que se mostrará y la "Alineación" que tendrá. Haga click sobre la primer celda de la columna "Campos" y se desplegará una lista de campos, elija uno haciendo click sobre la lista y verá como las columnas de la derecha se llenan automáticamente.

Continúe de esta manera agregando columnas al informe hasta que tenga lo que se ve más abajo. Ud. puede modificar los valores introducidos automáticamente, por ejemplo para cambiar el título de alguna columna, en lugar de "IVA1" poner "IVA 21%" o ajustar los anchos de las columnas, etc.

El "Formato" define como se mostrará el dato, por ejemplo para una fecha [dd/mm/yyyy] especifica que se mostrará como "dia/mes/año" ej. 31/12/2005. Para un importe [0.00;"("0.00")"; ] se especifican tres formatos juntos separados por punto y coma; para el caso de ser positivo, negativo o nulo. En este caso, para positivos '0.00' con dos decimales, para negativos "("0.00")" con dos decimales entre paréntesis y para nulos no se muestra nada (espacio en blanco). La "Alineación" puede ser a la izquierda, derecha o centro.

Haga click sobre la pestaña "Registros a listar" y pasará a la pantalla de definición de registros a listar (o definición de filtro). Aquí debemos definir un conjunto de condiciones que deben cumplir los registros (en este caso comprobantes de compra) para ser incluidos en el listado. Basicamente cada linea definirá una condición

Haga click sobre la leyenda y la linea se transforma en:

Haga click sobre "Fecha del comprobante" y se desplegará un combo con la lista de campos. Desplácese en la lista y haga click sobre el campo "Mes del comprobante"

Haga click sobre "sea igual a" y verá los distintos argumentos de comparación que podemos usar, en este caso deje el existente "sea igual a".

Haga click sobre [.....] y escriba el mes "01/2014" y haga click sobre el botón [Aceptar]

y la linea quedará finalmente así:

Con una nueva linea lista para que pueda ingresar una nueva condición si fuera necesario.

Ahora haga click sobre la pestaña "Orden del Informe" y pasará a la pantalla de definición del orden de los registros del informe. Podremos definir los campos por los que será ordenado y la dirección ascendente o descendente.

Haga click sobre la leyenda y haga click sobre "Fecha del Comprobante" para desplegar la lista de campos:

Para este ejemplo seleccione el primer campo "Fecha del Comprobante" y haga click sobre [.......] y seleccione "ascendente"

y la linea quedará completa mostrando una nueva linea para el caso que necesite combinar el orden con un nuevo campo adicional.

Finalmente cuando tengamos listas las tres secciones (pestañass) con el botón [Aceptar] damos por terminado el informe y regresamos a la pantalla "Gestor de Informes" donde podemos ver en "DESCRIPCION" las tres secciones definidas.

Hacemos click sobre el botón [Aceptar] y regresamos a la pantalla "Definición de Informes de Compras" que es la primer pantalla a la que habíamos accedido. En la operatoria normal ya se tienen definidos los informes asi que lo único que hay que hacer es seleccionarlo en esta pantalla y entonces haciendo click sobre uno de los botones inferiores podemos ver o imprimir el informe. También tenemos disponible el botón [Configurar Impresión] que nos permite seleccionar la impresora, definir el tipo y tamaño de letra, las dimensiones de la página, etc.

Abajo podemos ver el informe obtenido con el botón [Vista Previa]:

Posición IVA

Consiste en un informe de la posición de IVA del mes. Se accede a el desde el menú "Ventas" (Ventas > Informes > Posición IVA).

Primeramente ingresa a un cuadro de diálogo como el que se vé abajo:

Aquí debemos ingresar el mes del informe con el formato "mm/aaaa" por ejemplo "01/2016". El crédito fiscal del periodo anterior si lo hubiere y un Título y Subtitulo opcionales para el informe. Por debajo tenemos un botón para configurar la salida impresa y las opciones de emisión del informe, a saber: [Vista Previa], salida por impresora con [Imprimir] o generando un archivo en formato PDF.

Discontinuidad de Comprobantes

La numeración de comprobantes de ventas debe ser continua y creciente sin dejar números intermedios sin utilizar y este informe precisamente informa sobre esta irregularidad en caso de existir.

  AJUSTE POR INFLACIÓN

Antes que nada queremos aclarar que este proceso no modifica los datos de la contabilidad, solo genera 3 informes con distinto nivel de detalle en formato de planillas excel.

Lo primero que hay que hacer como preparación previa para poder obtener los informes de Ajuste por Inflación es cargar los índices de ajuste:

  Carga de Indices

Desde el menú seleccionamos (Contabilidad > Indices de Ajuste) y se nos presenta el siguiente cuadro:

Aquí podemos ver las columnas MES, INDICE1, INDICE2, INDICE3 y INDICE4, lo que nos indica que podemos cargar hasta cuatro índices para cada mes. Generalmente se carga solo un índice, por ejemplo el Indice de precios al consumidor, pero está la posibilidad de utilizar más índices los que nos permitirá poder emitir informes para cada uno de ellos.

Para cargar los índices hacemos click en el botón "Agregar" y cargamos los datos de MES, AÑO y los índices que necesitemos para todo el periodo del que queremos obtener los informes del ajuste por inflación. En el ejemplo cargamos solo un índice:

Abajo puede ver cómo queda esta pantalla con todos los índices de un periodo ya ingresados:

  Configurar Plan de Cuentas

- Seleccione una cuenta del plan de cuentas y haga click en el botón lateral “Modificar”. Verá la pantalla que se muestra abajo:

- Ponga el Indice de ajuste en 1 como puede ver en la toma de pantalla abajo y haga click en aceptar. Esta operación también pondrá el Indice de ajuste en 1 para todas las cuentas que pertenezcan a la cuenta de grupo, en este caso ACTIVO CORRIENTE. También puede hacer esto con cuentas imputables individuales.

Si tiene cargado más de un índice, después de haber obtenido los informes del Indice 1 modifique el índice de ajuste de las cuentas con el número del índice que desea aplicar.

  Emisión de Informes

Desde el menú principal seleccione (Contabilidad > Informes > Ajuste por inflación).

Se presentará la pantalla que puede ver en la imagen abajo. Configure el periodo y haga click en el botón [Excel]. A continuación se presentara otra pantalla donde podrá seleccionar entre tres opciones posibles. El primero es el más detallado y el último el más sintético.

Al hacer click en el botón [Emitir informe] podrá seleccionar el lugar en su disco donde desea que se guarde el informe.

  Copiar Datos entre Empresas

Desde el menú principal seleccione (Utilidades > Copiar datos entre Empresas).

En el siguiente video podrá ver cómo tomar el plan de cuentas de una empresa existente y reutilizarlo en una nueva empresa creada sobre la marcha.

  Ver Video que explica como Copiar datos entre Empresas.

Esta utilidad permite copiar datos desde una empresa a otra. Entre los datos que se pueden copiar están:

• Datos de la Empresa
• Definición de Informes
• Plan de Cuentas
• Indices de Ajuste
• Asientos Genéricos
• Asientos de Compras
• Asientos de Ventas

Puede ser útil para replicar una empresa donde necesitamos incluir solo un rango dado de asientos. Como es una herramienta muy flexible su utilización dependerá de sus necesidades y de su imaginación.

  Crear y Recuperar Respaldos

Tenemos dos opciones, una para crear respaldos y otra para recuperarlo. Vea la imagen de abajo:

  Ver Video que explica como Crear y Recuperar Respaldos.

Un respaldo consiste en un archivo en formato comprimido de tipo zip que contiene todos los datos de la empresa que se encuentra abierta en ese momento.

Al hacer click en "Crear respaldo" se abre el explorador de archivos que nos permite seleccionar la carpeta del disco donde queremos guardar el respaldo.

Un respaldo se guarda en forma preventiva para tener guardados los datos y solo nos sevirán en el caso de tener algún tipo de perdida de información en los datos de la empresa en cuastión, cosa que puede ocurrir cuando se daña nuestro disco o el archivo de la empresa y ya no es posible utilizarlo. Asi que lo más conveniente es guardar las copias de respaldo fuera de la computadora, por ejemplo en un pendrive o disco extraible.

Entonces, en el caso de dañarse o perderse el archivo de una empresa tenemos que utilizar la opción "Recuperar Respaldo" que nos permite navegar a través de nuestros dispositivos de datos y seleccionar el archivo zip que contiene los datos de la empresa que necesitamos. Una vez seleccionado el archivo zip se nos permite seleccionar la carpeta donde queremos que este archivo se descomprima para generar el archivo de empresa que necesitamos.

  Apuntes Huérfanos

Que son los apuntes huérfanos

Para entender este concepto primero debemos tener en claro como se conforman los asientos.

Un asiento esta formado por dos tipos de registros; los asientos propiamente dichos y los apuntes, también llamados (pases)

El registro asiento contiene el nombre del asiento, la fecha y no mucho más. Podríamos llamarlo "Cabecera del asiento"

Y los apuntes o pases son las imputaciones pertenecientes al asiento al que pertenecen. De esta manera si tenemos un asiento donde Banco debe $100 a Caja, tendríamos involucrados dos apuntes uno para imputar $100 al Debe del Banco y otro apunte para imputar $100 al haber de Caja.

De esta manera, para establecer la pertenencia de un apunte a un asiento dado y a una cuenta dada existen dos campos en cada apunte con los identificadores (ID) de los registros del asiento y de la cuenta a los que pertenecen.

El problema sucede cuando el asiento o la cuenta a la que pertenece un apunte se ha borrado en forma incorrecta, no por un mal uso del programa sino por un eventual corte de energía o falla en la computadora que borre el registro del asiento pero deje sin borrar los apuntes asociados.

Haciendo click sobre esta opción se nos presenta el siguiente cuadro con la lista de los apuntes huérfanos encontrados:

Si todo está bien en su contabilidad, este cuadro debería estar en blanco, que es lo que ocurre casi siempre, pero si ocurre que hay registros listados asi como en la imagen de arriba, se deben borrar haciendo click en el botón [Eliminar apuntes huérfanos].

Cómo afectan a la contabilidad la existencia de apuntes huérfanos?

Es muy importante no tener apuntes huérfanos porque estos apuntes no aparecen en ningún asiento pero afectan a los saldos. Asi que cuando vea datos que no cierran en su contabilidad revise esta opción para estar seguro de que no tiene apuntes huérfanos.

Que pasa si se borra una cuenta que tiene apuntes relacionados?

Aquí en este cuadro de apuntes huérfanos solo vemos apuntes que están huérfanos de asiento (no existe el asiento relacionedo) pero no vemos los que están huérfanos de cuenta (no existe la cuenta relacinada).

Para verlos tenemos qu ir a Contabilidad > Asientos) y en FILTRAR seleccionar Tipo: Erroneos como puede ver en la imagen a continuación:

Aquí puede ver que en la parte inferior donde están los apuntes podemos ver la cuenta 1.1.7.1 que tiene los importes y el detalle pero la cuenta ha sido borrada, ya que se nos indica con "Cuenta inexistente". Esto no es un problema mayor ya que tenemos el código y seguramente conocemos la cuenta y la podemos agregar y asi solucionar el problema.

Estos casos son muy raros de encontrar ya que cuando se pide borrar una cuenta el sistema no lo permite al tener apuntes asociados. Solo en muy raros casos puede pasar por alguna falla del sistema.

  Borrar Asientos

Acceda a esta opción desde (Utilidades > Borrar Asientos)

Esta opción es a la vez muy útil como peligrosa ya que puede borrar muchísimos asientos a la vez. Se aconseja hacer una copia de respaldo antes de proceder.

Caso de uso

Ha venido agregando ejercicio tras ejercicio hasta tener una cantidad muy grande de ellos, más de 10 por ejemplo y cómo se trata de una empresa con mucho movimiento las operaciones se relentizan bastante y desearía crear una nueva empresa y pasar a esta solo los últimos dos o tres ejercicios. Los pasos a seguir serían los siguientes:

1. Hacer una copia del archivo de la empresa así como está para tener los datos históricos.

2. Borrar desde el inicio, ejercicio tras ejercicio, hasta dejar solo los dos o tres últimos, configurando de manera de incluir todos los asientos de cada ejercicio que se va borrando como se muestra abajo:

  Aplicar Correctivo

Que son los Correctivos

Para poder entender esto, antes debemos aclarar que los archivos de las empresas, además de contener datos, también contienen código de programación que determina cómo se procesan esos datos y en ocasiones es necesario cambiar este código para que cambie la forma en que se procesan los datos y muchas veces, cuando se agregan funcionalidades al programa, por ejemplo cuando se agregó el Ajuste por Inflación se tuvo que agregar código para que procese los nuevos datos.

Habiendo aclarado esto les informamos que en los nuevos instaladores que se descargan desde https://avasconta.com se incluye un correctivo que consiste en el archivo fixpro.sql, que además de corregir la funcionalidad del ajuste por inflación también corrige el código que permite ingresar puntos de venta de 5 dígitos.

Como se si tengo que aplicar este correctivo?

1. Si está usando el ajuste por inflación cuando intente generar el ajuste verá el siguiente mensaje:

2. Las versiones nuevas de AVAS3 permiten ingresar puntos de venta de 5 dígitos y las versiones anteriores permitian solo 4. Vea abajo las imágenes con ejemplos:

Libro IVA Ventas con puntos de ventas de 4 dígitos:

Libro IVA Ventas con puntos de ventas de 5 dígitos:

Si usted es un nuevo usuario de AVAS3 no es necesario que aplique este correctivo, ya que todas las bases de empresas que vaya creando ya se generan el código actualizado, pero si es un usuario que ya tiene años usando AVAS3, es probable que tenga algunas bases de empresas que necesiten que se les aplique este correctivo.

  Ver video que muestra como aplicar un correctivo en AVAS3