MANUAL DEL USUARIO DE AVAS3

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  Descargar e Instalar AVAS3

Aquí se describe el proceso de descarga e instalación de AVAS3


Descargar AVAS3


Ingrese al sitio avasconta.com y descargue el instalador de AVAS3

Si está utilizando el navegador Chrome verá el proceso de descarga en la esquina inferior izquierda de la pantalla, como puede ver abajo en la imagen:

Cuando termine la descarga puede hacer click ahí mismo para iniciar el proceso de instalación que se describe a continuación:

Instalar AVAS3


Después de hacer click sobre el archivo instalador descargado se le presentará el proceso de instalación donde deberá seleccionar "Acepto el acuerdo" para que se haga visible el botón "Siguiente":

Después se presentarán varias pantallas más donde se recomienda que vaya haciendo click en los botones "Siguiente" para realizar una instalación normalizada.

Ejecutar AVAS3


Terminada la instalación podrá iniciar AVAS3 desde el botón inicio (imagen de abajo) o desde el acceso directo del escritorio.

Verá por unos instantes la pantalla de inicio con algunos de los datos de su subscripción. Si aún no está registrado se iniciará automaticamente un periodo de evaluación con todas las funcionalidades activas. El tiempo que dura el periodo de evaluación depende del uso que le de al programa. Por ejemplo, si Ud. lo instala pero no tiene tiempo suficiente para probarlo y después de pasado un tiempo (pueden ser varios meses) se decide a utilizarlo, el periodo de evaluación estará aún vigente como el día en que lo instaló. Lo hicimos de esta manera porque queremos que tenga tiempo suficiente para aprender a utilizar el programa y conocer todas sus funcionalidades.

A continuación accederá a la pantalla principal de AVAS3 como puede ver en la imagen de abajo:

Observe con detenimiento las distintas areas de esta pantalla. Puede ver que hay una empresa abierta, la empresa DEMO. Esto ocurre cuando inicia AVAS por primera vez y permanecerá abierta hasta que Ud. abra otra empresa con la opción de menú (Empresa > Abrir...). Si se cierra AVAS y se abre otra vez, en forma automática volverá a abrirse la misma empresa.

La barra de botones no se verá para resoluciones de pantalla de 800 x 600 o menores. Esto se hace para poder dedicar más espacio al area de trabajo.

La empresa DEMO tiene en este caso solo un ejercicio, por lo tanto no hay dudas sobre cual es el ejercicio seleccionado. Pero si hubieran más de un ejercicio es necesario saber en todo momento cual es el que tenemos seleccionado ya que este será el ejercicio de trabajo sobre el que se realizarán los cambios cuando agregamos, modificamos o borramos datos. Por esta razón el ejercicio seleccionado también se muestra en la barra de título a fin de tenerlo visible en todo momento.

Al pie del area lateral se puede ver el usuario corriente. Si Ud. opta por no manejar usuarios, el usuario corriente será el "Supervisor" que operará siempre sin restricciones.


  Conceptos Básicos

Que es una empresa? Que es un Ejercicio, Que es un plan de Cuentas?, Que es un Asiento? estas y otras preguntas serán respondidas en esta sección.

Si usted es contador, probablemente no necesite esta sección, pero igualmente le recomendamos que le de un vistazo porque tal vez en AVAS3 nombramos algunas cosas de manera diferente.


Que es una empresa?

Es un archivo dentro de su disco (por ejemplo "demo.av3"), generado por AVAS3 con la finalidad de almacenar dentro de él todos los datos contables de una empresa dada. Estos archivos siempre tendrán la extensión .av3. Si Ud. tiene un estudio contable y lleva contabilidades para diversas empresas (sus clientes), podrá crear un archivo empresa para cada uno de sus clientes.

Si se instaló AVAS3 en la carpeta C:\AVAS3 los archivos empresa quedarían ubicados en la carpeta C:\AVAS3\Datos. Abajo puede ver una toma de pantalla del navegador de archivos donde se puede ver la ubicación de estos archivos:

Notará que todos los nombres de archivo terminan con ".av3". Esta parte al final del nombre se llama extensión del archivo y sirve como identificador del tipo de archivo. Es posible que en su computadora Ud. no vea las extensiones ya que Windows normalmente las oculta para evitar que el usuario las modifique en forma accidental ya que de hacerlo el archivo quedaría inaccesible por el programa que los maneja, en este caso AVAS3.

El mantenimiento de estos archivos se hace a través del Menú Empresa:


Que es un ejercicio?

Puede considerar a un ejercicio como un contenedor dentro del archivo de la empresa donde se guardarán los asientos contables de un periodo de tiempo, generalmente un año calendario.

Que es una cuenta?

Una Cuenta representa a una entidad que puede ser una persona física como un Cliente o un Proveedor o una persona no física como una sociedad anónima o también representar otras entidades conceptuales como "Caja" (efectivo y valores), su Cuenta en un banco, etc.

Que es una imputación?

Las Cuentas son utilizadas para manejar los importes monetarios de las entidades que representan. Cuando anotamos un importe en una cuenta decimos que lo "Imputamos" a la cuenta. Podemos imputarlos al DEBE (Débitos) o al HABER (Créditos) de la cuenta. Por ejemplo, en la cuenta de un cliente anotaremos los importes que nos deben por sus compras en el DEBE y los pagos que nos han hecho en el HABER.

En AVAS3 utilizamos las denominaciones DEBITOS y CREDITOS y abreviaturas (De/Cr) o (D/C) para los conceptos DEBE y HABER.

Que es un plan de cuentas?

En un sistema de contabilidad computarizado las cuentas se organizan en un Plan de Cuentas donde las agrupamos y las ordenamos en niveles formando un esquema jerárquico. Abajo puede ver el Plan de Cuentas que viene originalmente con cada archivo empresa que Ud. crea con AVAS3.

Este Plan de Cuentas es creado automáticamente en forma opcional. Ud. puede modificarlo quitando y agregando cuentas o cambiando sus nombres. Si Ud. también piensa utilizar los módulos de Compras y Ventas es conveniente que no elimine las cuentas existentes o lo haga teniendo en cuenta que también debe cambiar la configuración de (Compras > Conceptos de Facturación) y (Ventas > Conceptos de Facturación) donde se referencian estas cuentas.

Observe el icono que tienen las cuentas a la izquierda del nombre, y . A las cuentas con las llamamos "Cuentas Imputables" porque pueden ser imputadas y a las que tienen las llamamos "Cuentas de Grupo" y no son en realidad cuentas sino contenedores de un grupo de cuentas.

Cada Cuenta está identificada por su código, además el código determina la ubicación de la Cuenta dentro del Plan de Cuentas.

Como puede ver, el código es numérico y los niveles están separados por puntos. Decimos que el código (1) es de primer nivel, el código (1.1) es de segundo nivel, etc. podemos tener como máximo cinco niveles y cada nivel puede tener como máximo cinco dígitos. Así, el código mayor que podríamos alzanzar es (99999.99999.99999.99999.99999). Actualmente AVAS3 maneja solo cuatro niveles, siendo el nivel 4 el imputable.

Las cuentas de nivel más bajo son las de mayor jerarquia. Decimos que la cuenta de jerarquia inmediata superior es la cuenta madre. Por ejemplo (1 ACTIVO) es la cuenta madre de (1.1 ACTIVO CORRIENTE) y a su vez esta última es una cuenta hija de la primera.

Al crear el Plan de cuentas tenemos las siguientes restricciones de organización:
1) Dentro de un grupo no pueden mezclarse los tipos, solo podrá haber cuentas imputables o cuentas de grupo pero no ambas.
2) Una Cuenta Imputable no puede tener cuentas hijas.
3) Las cuentas de nivel 5 (si las hay) deberán ser todas imputables.

Que es una transacción?

Una transacción es un acontecimiento generalmente consecuencia de la operativa comercial que cambia el estado de dos o más cuentas (especificamente el DEBE y HABER de estas), por ejemplo una compra, una venta, un depósito bancario, etc.

Que es un devengamiento?

Existen hechos que también modifican los estados contables que no son estrictamente transacciones y que llamamos devengamientos. Ejemplos de devengamiento son: Intereses devengados sobre un plazo fijo al finalizar un periodo, alquiler y sueldos del personal devengados a fin de mes, etc.

Que es un asiento?

Podemos definir a un asiento como al conjunto de imputaciones contables que reflejan los cambios ocasionados por una transacción dada. Asi, una compra, una venta, un depósito bancario, un devengamiento, etc, cada uno de ellos daría lugar a un asiento contable.

En AVAS tenemos asientos de propósito general que llamamos Genéricos y asientos de propósito específico como ser asientos de Compra y asientos de Venta y en ampliaciones futuras del sistema podrían agregarse otros tipos. Cada uno de estos tipos de asientos se cargan a través de formularios diferentes.

Que es partida doble?

Es un método de registración contable también llamada teoría del cargo y el abono, que dice que lo que se carga al DEBE debe ser siempre igual a lo que se abona al HABER. En otras palabras, es requisito indispensable que en un asiento la suma de las imputaciones al DEBE sea siempre igual a la suma de las imputaciones al HABER. En AVAS utilizamos el método de partida doble.

Los asientos de partida doble "simples" tienen solo dos imputaciones, una al DEBE y otra al HABER (cuenta y contracuenta) o (partida y contrapartida) ambas con el mismo importe. Los asientos de partida doble "compuestos" pueden tener más de dos imputaciones por asiento. En AVAS cada asiento puede tener tantas imputaciones como sean necesarias con el único requisito de que las sumas del DEBE y del HABER sean iguales.

Que son los Asientos Genéricos?

Esta es una diferenciación que se hace únicamente en el sistema AVAS. Llamamos asientos genéricos a los asientos de propósito general. Por el momento todos los asientos son genéricos menos los de Compras y Ventas que tienen un tratamiento especial y se ingresan mediante un formulario distinto. Los asientos genéricos se ingresan mediante un formulario como el que se puede ver abajo:

Se debe ingresar la fecha y descripción del asiento y a continuación una lista de imputaciones (apuntes). Para cada imputación se ingresa la cuenta, un comentario opcional y el importe al DEBE o al HABER.

Las sumas de las columnas DEBE (Débito) y HABER (Crédito) deben ser iguales para que el asiento pueda guardarse.

Que es un asiento tipo?

Un asiento tipo es un asiento preconfigurado donde se definieron de antemano las cuentas que intervienen en sus imputaciones y además para cada imputación se puede agregar una descripción en lenguaje corriente para que sea facilmente comprensible por un usuario que no conozca el lenguaje técnico contable. Está pensado para que sea preparado por el contador de la empresa y utilizado por un operador corriente.

Que son los Asientos de Cierre y de Apertura?

Al terminar un ejercicio, de acuerdo a la práctica contable se realizan dos asientos especiales, a saber: el asiento de refundición de cuentas de resultado y el de cierre del ejercicio. Posteriormente el asiento de cierre del ejercicio es utilizado para crear el asiento de apertura del siguiente ejercicio invirtiendo sus columnas DEBE y HABER. AVAS3 dispone de procedimientos que permiten generar estos tres asientos especiales en forma automatizada.

Que son los paquetes de Asientos?

Son archivos contenedores de asientos y se utilizan para transportar asientos de un ejercicio a otro de la misma empresa o de otra. También puede ser usado por otros programadores que quieran exportar asientos al sistema AVAS. El formato de estos paquetes es bastante simple ya que se trata de archivos de texto con el formato *.ini de Windows.

Que son los Indices de Ajuste?

En épocas de alta inflación los importes registrados (valores históricos) pueden perder relevancia al final del ejercicio. Por lo que en caso de necesitarlo AVAS3 permite reexpresar estos valores históricos ajustándolos en base a ciertos índices. A tal fin se pueden ingresar en una tabla hasta cuatro valores de índices para cada mes del ejercicio. También a cada cuenta se le asigna un número que es el número del índice que se utilizará para el ajuste, si se asigna (0) indicamos que la cuenta no es ajustable.

Que son los Conceptos de Facturación?

En una operación de compra o venta, debido a la legislación impositiva tenemos varios items que debemos detallar al confeccionar la factura, a cada uno de estos items los llamamos conceptos de facturación. Abajo puede ver la tabla de conceptos de AVAS3 coincidente con los requerimientos de la legislación impositiva en Argentina pero que fácilmente puede ser modificada para adaptarla a la modalidad de otros paises o en caso de que la legislación cambie. Cada concepto tiene una cuenta relacionada que es la cuenta que se utilizará al generar el asiento correspondiente.


  Preguntas Frecuentes


Puedo utilizar DATOS REALES durante el periodo de evaluación?


Si, por supuesto, puede utilizar datos reales. Puede comenzar con uno de sus clientes que tenga una contabilidad no muy complicada.

Con la versión final podré seguir utilizando los datos que cargué durante la evaluación?


Si, por supuesto, los podrá seguir utilizando. No hay dos programas distintos. Hay un solo AVAS3 que es el que está utilizando ahora durante la evaluación. Cuando realice el pago solo se extenderá el tiempo de uso por 6 meses, un año o en forma definitiva según el tipo de licencia que adquiera.

Cuanto dura el tiempo de evaluación? No veo este dato por ninguna parte?


Cuando recién instala AVAS3 en su PC y está en la primer etapa del periodo de evaluación no se muestra este dato porque aún no está definido, el tiempo que dura el periodo de evaluación depende del uso que le de al programa. Por ejemplo, si Ud. lo instala pero no tiene tiempo suficiente para probarlo y después de pasado un tiempo (pueden ser varios meses) se decide a utilizarlo, el periodo de evaluación estará aún vigente como el día en que lo instaló. Lo hicimos de esta manera porque queremos que tenga tiempo suficiente para aprender a utilizar el programa y conocer todas sus funcionalidades antes de decidirse a pagar por él.

  Empresas

Aquí veremos las operaciones que podemos realizar desde el menú Empresas:


  Crear una Nueva Empresa

Seleccionando (Empresa > Abrir/Nueva), surge el siguiente cuadro:

Seleccionando (Crear nueva empresa), surge una ventana con el título: "Crear una Nueva Empresa", que se puede ver abajo:

En la imagen puede ver la información que se solicita para crear una nueva empresa pero solo los campos en rojo son obligatorios.

La nueva empresa creada consistirá de un archivo que se guardará en su disco rígido. El nombre de este archivo se formará en base al nombre que Ud. introdujo para la empresa pero eliminando los espacios. En el ejemplo se introdujo "Empresa de Prueba" que se convirtió en "empresadeprueba". Finalmente se le agrega la ruta de acceso y la extensión av3 y queda como "c:\avas3\datos\empresadeprueba.av3" que podrá ver en "Ruta de acceso del archivo". Ud. puede cambiar este nombre y su ubicación el el disco si lo desea con el botón pero se recomienda que mantenga el nombre y ubicación sugeridos. También deberá introducir los códigos de las actividades económicas y el nombre y rango de fechas del ejercicio.

Después de hacer click en el botón [Aceptar] se presenta la siguiente pantalla sugiriendo la creación automática de un plan de cuentas básico con las cuentas mínimas necesarias.

Una empresa siempre tiene que tener un plan de cuentas, asi que si Ud. no tiene uno más completo creado con anterioridad que puede importar desde otra empresa, se sugiere que acepte la creación automática.

haciendo click en el botón [Si] se genera el Plan de Cuentas. En este momento la nueva empresa ya está creada y puede ver en el título de la pantalla el lugar dentro del disco donde su archivo fué guardado. En este caso en la ubicación c:\avas3\datos\empresadeprueba.av3 y con el ejercicio Nº 1 creado con el rango de fechas ENE/16 - DIC-16 como puede ver en la siguiente imagen:

Revisemos el plan de cuentas con (Contabilidad > Cuentas). Veremos que se ha creado un plan de cuantas mínimo que bien podría ser utilizado para adaptarlo a sus necesidades agregando nuevas cuentas y eliminando las que no necesita pero por el momento lo dejaremos como está.

Revisemos también la pantalla de asientos con (Contabilidad > Asientos). Veremos que la pantalla está vacía, sin asientos, ideal para comenzar a cargar un nuevo ejercicio contable.

  Modificar Datos de la Empresa

Los datos de la empresa pueden verse en el menú lateral de la pantalla principal de AVAS3. Allí podrá ver un botón [Modificar] que le permitirá modificar o agregar información a la empresa.

Antes de comenzar con la carga de asientos contables deberá introducir las "Actividades Económicas". Haciendo click en [Modificar] abra la pantalla con los datos de la empresa:

Y una vez allí, haga click en el botón [...] para introducir las actividades económicas. Debe introducir los códigos de 6 dígitos de todas las actividades de la empresa, uno debajo del otro. En la figura se colocó solo un código de ejemplo 123456.

  Abrir Empresa Existente

Seleccionando (Empresa > Abrir) se presenta la ventana "Abrir Empresa". Allí debemos seleccionar la pestaña "Abrir Empresa":

Aquí tenemos el botón [Agregar empresa existente] que le permite explorar el disco de su computadora a fin de localizar el archivo empresa que desea abrir. Desde aquí también podemos abrir una empresa que esté ubicada en otra PC de la red. En este caso el disco donde reside el archivo empresa debe estar compartido y en la PC debe estar desactivado el Firewall de Windows y también tener instalado AVAS3.

Una vez que tengamos la empresa agregada a la lista podemos abrirla con el botón [Abrir >].

La casilla "Disco de red" permite acceder a un archivo de red de una forma alternativa, se abre una nueva pestaña donde manualmente se puede ingresar el archivo de red que se desea abrir.

La otra opción "Importar de AVAS2" permite importar empresas desde la versión anterior.

  El Plan de Cuentas

Para acceder al Plan de Cuentas debemos hacerlo a través de la opción (Contabilidad > Cuentas).

Al seleccionarlo accederemos a la pantalla del Plan de Cuentas. En la imagen de abajo podemos ver que se trata de una contabilidad que ya posee muchos datos cargados:

La función de esta pantalla es la de permitir crear y mantener el Plan de Cuentas de la Empresa. Esta pantalla se compone de tres secciones: el listado de Cuentas en la parte superior, en la parte inferior los asientos correspondientes a la cuenta seleccionada y a la izquierda el menú lateral con las opciones para interactuar con las Cuentas.

Una Cuenta queda identificada a través de su Código. Los siguientes son ejemplos de códigos de cuentas: (1), (1.1), (1.1.2), etc. puede tener de 1 a 4 números de hasta 4 dígitos separados por puntos. Una vez asignado el Código éste ya no se puede modificar, esto es debido a que si se permitiera hacerlo estariamos cambiando la identidad de la Cuenta, cosa que no se puede hacer.

Cuando creamos una nueva Cuenta tenemos la opción de definirla como Cuenta de Grupo o Cuenta imputable , a esto le llamamos el "tipo" de Cuenta, igual que con el Código, una vez creada la Cuenta, el tipo ya no se puede modificar, para hacerlo habría que borrar la Cuenta y crearla nuevamente.

Unicamente las Cuentas imputables pueden ser utilizadas cuando se ingresan los asientos, las otras cuentas (no imputables), son cuentas de grupo, totalizadoras, de tal forma que (de acuerdo al ejemplo) un asiento que afecte a la Cuenta 1.1.1.1 (Caja), modificará automáticamente los saldos de todas las cuentas de mayor jerarquía que la contienen, en este caso, DISPONIBILIDADES, ACTIVO CORRIENTE Y ACTIVO.

Dentro del Arbol jerárquico del Plan de Cuentas, se dice que: Cuenta Madre de una Cuenta, es la Cuenta de nivel jerárquico inmediato superior, y Cuentas Hijas las Cuentas Subordinadas de jerarquía inmediata inferior. Una cuenta de Primer nivel no tiene Cuenta Madre y una cuenta de último nivel no puede tener cuentas hijas y debe ser siempre imputable. Existen las siguientes restricciones para el Plan de Cuentas:

1) Una Cuenta imputable no puede tener Cuentas Hijas.
2) En un grupo solo puede haber Cuentas del mismo tipo, no pudiendo coexistir en el mismo grupo Cuentas Imputables y de Grupo.

A medida que se va creando el plan de cuentas, AVAS3 va cuidando el orden en que las Cuentas son creadas a fin de evitar incongruencias. Por ejemplo, no es posible crear una cuenta antes que su Cuenta Madre o asignar a dos cuentas distintas el mismo Código.

En este apartado veremos las diferentes operaciones que se pueden realizar con el Plan de Cuentas. Los ítems que trataremos aquí son los siguientes:

- Cuentas Genéricas.
- Cuentas de Clientes y Proveedores.
- Operaciones Auxiliares.

  Cuentas Genéricas


Agregar una Cuenta Genérica


Ingresamos a la pantalla del Plan de Cuentas (Contabilidad > Cuentas), nos ubicamos dentro del nivel imputable de DISPONIBILIDADES, por ejemplo sobre la cuenta 1.1.1.1 Caja, hacemos click sobre "C.Genérica" del menú lateral. Inmediatamente surgirá un cuadro con el título "Agregar Cuenta" y una pregunta; Que tipo de cuenta desea crear? una cuentas de grupo o una cuenta imputable. Tenga presente que existen reglas que hay que respetar al elegir el tipo de cuenta, a saber: 1) Si ya existen cuentas en el grupo, la nueva cuenta deberá ser del mismo tipo que las existentes 2) Una cuenta Imputable no puede tener cuentas hijas. Igualmente, si ud elige un tipo no apropiado al intentar guardar la cuenta recibirá un mensaje de error.

En este caso se le sugerirá el Código "1.1.1.3" que es el siguiente al último del grupo al que pertenece la cuenta seleccionada "1.1.1.1 Caja" y será insertado en la posición que indica la flecha de la figura, al final del grupo. Podríamos modificar el código propuesto, por ejemplo podríamos utilizar 1.1.1.4 dejando el 1.1.1.3 libre, o utilizar un código totalmente distinto como ser "4.1.1.8", en este caso no tendremos visible el plan de cuenta pero la linea por encima del código ingresado nos muestra su ubicación en el plan de cuentas, si el código es correcto, verá Ok a la derecha, en caso contrario verá un mensaje en rojo mostrando el error, por ejemplo La cuenta ya existe. Por ahora puede dejar en blanco el "ID" que es una abreviatura opcional para localización rápida de la cuenta. También puede dejar en 0 el indice de ajuste el que solo será necesario si desea realizar ajustes por inflación. Haga click sobre el botón [Aceptar] y la nueva cuenta será creada.

Modificar una Cuenta Genérica


Seleccionemos la cuenta "1.1.1.3 Banco XXXXX" que hemos agregado y hagamos click sobre el botón "Modificar" del menú lateral. Veremos el mismo cuadro que cuando agregamos la cuenta con ciertos cambios. Ahora no podemos cambiar el Tipo ni el código de la cuenta, solo podremos modificar el nombre de la cuenta, el ID y el índice de ajuste. Si necesita cambiar el tipo o el código deberá borrar la cuenta y crearla nuevamente.

Cambiemos el nombre de la cuenta por "Banco MACRO", pongamos "BMAC" como ID, 1 como indice de ajuste y finalmente hagamos click sobre [Aceptar]. Veremos ahora en la pantalla de cuentas los cambios realizados, se puede ver el ID "BMAC", la cuenta con el nuevo nombre "Banco MACRO" y un nuevo icono de cuenta imputable , que nos indica que la cuenta es ajustable.

Borrar Cuentas


Seleccionemos la cuenta "1.1.1.1 Caja" y hagamos click sobre el botón [Borrar] del menú lateral y veremos el siguiente cuadro:

Hagamos click sobre el botón [Si] y la Cuenta será eliminada del plan de cuentas. La cuenta solo podrá ser borrada si no tiene movimientos. Tampoco se podrán borrar cuentas de grupo que tengan cuentas hijas. Agregue nuevamente la cuenta "1.1.1.1 Caja" para dejar el Plan de cuentas intacto.

IDs

Como ya dijimos los IDs son abreviaturas para identificar las cuentas y poder localizarlas más rápidamente introduciendo menos caracteres para buscarlas. Como máximo puede tener 5 caracteres que pueden ser números y/o letras. Hagamos click sobre [Procesos útiles] en el menú lateral y veremos el cuadro siguiente:

Aquí tiene la posibilidad de crear automáticamente los IDs de todas las cuentas imputables.

1) Una serie numérica comenzando en el número inicial.

2) Una serie numérica distinta para cada clase de cuenta anteponiendo la letra de clase 'G', ´P´o 'C' según se trate de cuentas Genéricas, de Proveedores o de Clientes.

Si marcamos "Sobreescribir los IDs existentes", todos los IDs serían sobreescritos, en caso contrario solo se asignarían los IDs que esten en blanco. Después de hacer click en [Aceptar] se realiza la generación de IDs y como en este caso marcamos la opción "Sobreescribir los IDs", el ID existente "BMAC de Banco MACRO ha sido sobreescrito y ahora es "3" como podemos ver en la imagen.

  Cuentas Cliente/Proveedor

Las cuentas de Clientes y proveedores tienen una ubicación predeterminada dentro del Plan de Cuentas comp podrá ver en la imagen de abajo:

Estas cuentas se diferencian de las Genericas por tener información adicional. A continuación veremos como crear y modificar cuentas de Cliente/Proveedor.

Agregar una Cuenta Cliente/Proveedor


Ingresamos a la pantalla del Plan de Cuentas (Contabilidad > Cuentas), y hacemos click en el menú lateral en "Proveedor" en la sección AGREGAR:

La asignación del código y el nombre de la cuenta es similar a una cuenta genérica, pero en este caso también se pueden ingresar otros datos adicionales, de los cuales CUIT, Responsabilidad Iva, Alicuota de Ingresos Brutos y Tipo de Operación son los más importantes. Los tipos de operaciones se cargan desde (Compras > Tipos de Operación) y (Ventas > Tipos de Operación) y desde la pantalla de carga del Cliente/Proveedor se lo selecciona desde el botón [...].

  Operaciones Auxiliares


FILTRAR

En el menú lateral de la pantalla Cuentas está la sección FILTRAR que se ve en detalle en la siguiente imagen:

Los filtros permiten ver solo una parte del plan de cuentas. Esto puede ser conveniente cuendo este es muy extenso y solo se desea ver una sección. Las opciones de selección son las siguientes:

Tipo: Permite ver solo un tipo de Cuentas.

Sección: Permite ver solo una sección. Las sección está determinada por el código de primer nivel de la cuenta, asi, la sección 1 corresponde a ACTIVO, la sección 2 a PASIVO, etc.

Ubicar texto: Aquí puede introducir un texto que puede ser una parte de una palabra y después de dar Enter o hacer click sobre [Ok] se verán solo las cuentas que contengan ese texto.

BUSCAR


Permite buscar una cuenta determinada ingresando su Código o el Nombre de la misma. Después la opción "Siguiente" permite ubicar las siguientes coincidencias de la misma búsqueda.

VARIOS


La opción "Procesos útiles" permite asignar los IDs a las cuentas. La opción Generar plan básico permite crear un plan de cuentas básico. Es igual a la opción que se presenta cuando se crea una nueva empresa. Solo se puede aplicar si la empresa aún no tiene un plan de cuentas creado.

  Asientos Contables


Los Asientos Contables junto con el Plan de Cuentas conforman la información básica de un ejercicio contable. Los asientos se administran desde la pantalla de Asientos. Se accede a esta pantalla desde (Contabilidad > Asientos):

Podemos ver tres areas; a la izquierda el menú con las operaciones que podemos realizar, a la derecha de este el panel superior con los asientos y abajo el panel inferior los Apuntes (imputaciones) correspondientes al asiento seleccionado.

  Asientos Genéricos


En la práctica todo asiento que no sea de compra o Venta es un asiento genérico. Los tenemos de propósito general, como ser depósitos Bancarios, devengaciones, etc. Pero también están los asientos genéricos especiales como ser los asientos de apertura de ejercicio y los de refuncición de cuentas de resultado y los de cierre.

Agregar Asientos Genéricos


Abra la pantalla de asientos (Contabilidad > Asientos).

Deje las opciones del menú lateral FILTRAR en (Tipo=Todos) y (Mes=Todos). Después en la sección AGREGAR del menú lateral haga click sobre "Genérico" para abrir la pantalla de ingreso de Asientos Genéricos, que puede ver en la imagen abajo:

Introduzca la fecha "01/01/2016" (1), con Enter pase a la descripción y escriba "Depósito Bancario" (2), con otro Enter pase al cuadro inferior de apuntes, el cursor se ubicará en la columna Código. Allí debe entrar el código de la cuenta que quiere imputar (3). Supongamos que la cuenta a ingresar sea "1.1.1.2 Banco", hay tres formas distintas de ingresarla. Las dos primeras son las preferidas por ser muy rápidas, pero requiere que el usuario recuerde el ID de la cuenta o su código, estas tres formas son las siguientes:

1) Ingresando el ID de la cuenta (en este caso 2) y dando Enter.

2) Ingresando el código de la cuenta (en este caso 1.1.1.1) y dando Enter.

3) Presionando la tecla Mayúsculas o haciendo click sobre el botón , surge el diálogo Buscar donde opcionalmente se puede ingresar un texto corto que esté contenido en el nombre o el código de la cuenta a ubicar, por ejemplo, si ingresamos "IVA" veremos todas las cuentas que contienen la palabra IVA.

Con Enter traemos la pantalla de Cuentas donde se ven todas las cuentas que coinciden con las letras ingresadas, en el ejemplo colocamos "ban" para traer la cuenta Banco, finalmente aceptamos con Enter o haciendo click en [Ok]. Vea la imagen de abajo:

Ahora tendremos el CODIGO y la CUENTA en sus correspondientes columnas y el cursor sobre la columna COMENTARIO, escribimos Depositado y con Enter pasa a la columna DEBITO, y escribe el monto, en el ejemplo 1500 y con otro Enter pasa a la siguiente linea donde se ingresa la segunda cuenta, en el ejemplo 1.1.1.1 Caja, en este caso el importe va en la columnma CREDITO, por lo que al llegar a la columna DEBITO debe dar un enter más para pasar a la columna CREDITO donde ingresa el importe acreedor 1500. Para introducir los importes también podemos utilizar la calculadora con el botón . Finalmente nuestro asiento tiene el siguiente aspecto:


Ya hemos entrado un asiento que cuadra, si hacemos click sobre el botón [Agregar] el asiento se grabará y la pantalla de ingreso quedará limpia y lista para ingresar un nuevo asiento pero por ahora abandonemos esta pantalla con el botón [Cerrar].

Si vamos cargando los asientos en forma cronológica, estos quedarán con los números de asiento y las fechas ordenados en forma creciente, pero si por alguna razón tiene que ingresar un asiento con fecha anterior al último ingresado, su número quedará fuera de orden. Para solucionar esto tiene la opción "Reenumerar".

Modificar Asientos Genéricos


Teniendo seleccionado el asiento recién ingresado hagamos click sobre [Modificar] y volveremos a la pantalla de ingreso de asientos con el asiento cargado exactamente igual que cuando lo guardamos. Aquí podemos modificar lo que queramos; Fecha, Descripción, Cuentas, Importes, etc. Insertar y eliminar lineas con los botones y alterar el orden de los apuntes con los botones y también podemos utilizar el botón para intercambiar los importes del DEBITO al CREDITO y viceversa.

Borrar Asiento


Seleccionemos nuevamente el asiento ingresado y hagamos click sobre [Borrar ] para eliminar el asiento y dejar todo como estaba al principio.

El Asiento de Apertura


El asiento de apertura es un asiento genérico especial que contiene los saldos de todas las cuentas al inicio del ejercicio, se distingue por aparecer en color rojo en la pantalla de asientos. Normalmente la fecha del asiento de apertura es la del primer día del ejercicio. Si aún no existe en la pantalla de ingreso de asientos se podrá ver una casilla de chequeo "Guardar como Asiento de Apertura"


Si la marcamos el asiento será guardado como el asiento de apertura y en las siguientes oportunidades ya no se verá esta casilla. También podemos modificar el asiento de apertura y desmarcar la casilla mencionada, entonces será guardado como un asiento genérico común.

Asientos Tipo


Otra forma de ingresar asientos genéricos es a través de los Asientos Tipo. Estos permiten predefinir esquemas de asientos que se ingresan de forma repetitiva. Esto permite que personal sin conocimientos contables puedan ingresar asientos sin equivocarse ya que el esquema preestablecido lo va guiando a través de la carga del mismo. Hagamos la práctica de definir un asiento tipo y después utilizarlo para cargar asientos.

Seleccione (Contabilidad > Asientos Tipo) para abrir la pantalla de Asientos Tipo. Para agregar uno nuevo hacemos click sobre el botón Agregar y pasamos a la pantalla "Agregar Asiento Tipo" como se puede ver abajo:

Aquí ingresamos una descripción (Nombre) para el asiento tipo y tantas lineas como necesitemos (una por cada apunte). En concepto ingresamos una descripcón en lenguaje no técnico para que la entienda el operador y definimos en la columna "Cr/De" si la imputación se hace al Debe o al Haber y en la columna "Cuenta" seleccionamos la cuenta a la que se va a imputar. No se especifica el importe ya que solo estamos definiendo un esquema de asiento y estos se ingresarán cuando utilicemos el asiento tipo en (Contabilidad > Asientos > Agregar Genérico c/Asiento Tipo).

Después agreguemos otro asientos tipo más para Extracción Bancaria. Nuestra pantalla de Asientos tipos se vería como sigue:



Agragar Asientos utilizando los Asientos Tipo


Abrimos la pantalla de asientos (Contabilidad > Asientos). Seleccionamos en el menú lateral "Genér. c/As.Tipo" y pasamos a la pantalla que podemos ver abajo donde seleccionamos un asiento tipo con los pasos que se muestran en la imagen abajo

Después de hacer click en [Aceptar] se expandirá la pantalla con el esquema del asiento tipo como puede verla en la imagen siguiente:

Después de introducir la fecha (1) y los importes (2 y 3), y cambiando la descripción si fuera necesario, haciendo click en [Aceptar] el nuevo asiento es guardado y lo podremos ver en la pantalla de asientos como se observa en la imagen de abajo:



Asientos de Cierre


Seleccionando (Contabilidad > Asientos de Cierre) pasamos a la pantalla de "Generación de Asientos de Cierre" que podemos ver abajo. En esta pantalla podemos generar dos asientos únicos requeridos por toda contabilidad al terminar el ejercicio contable, que son 1) El asiento de refundición de cuentas de resultado y 2) El asiento de cierre del ejercicio. Marcando las correspondientes casillas de chequeo indicamos los asientos que queremos generar.



Al marcar las casillas, los controles relacionados se habilitan para ingresar la información requerida, en ambos casos debemos ingresar la fecha del asiento, para el asiento de refundición debemos indicar dos cuentas; la cuenta madre de Resultados, en nuestro ejemplo [4 RESULTADOS] y la cuenta a la que se imputará el resultado calculado. Finalmente haciendo click en [Aceptar] el proceso se inicia y en unos instantes obtenemos un mensaje con el resultado de la operación.

Después de hacer click en [Aceptar], en nuestro caso con la empresa Prueba obtenemos el siguiente resultado:



Obtenemos un error al crear el asiento de Refundición debido a que en nuestro caso aún no tenemos asientos de Resultados (Ingresos y Egresos), pero el asiento de cierre igualmente ha sido creado. Ahora en la pantalla de Asientos podremos ver el nuevo asiento Creado:



Si nuevamente ingresamos a (Contabilidad > Asientos de Cierre) tendremos la pantalla de asientos de cierre como se ve abajo:



Como puede ver ha habido cambios. Ahora Cómo ya fue creado el asiento de cierre, en lugar de permitir su generación está la opción de borrarlo. Marque "Borrar asiento de Cierre" y haga click en [Aceptar] y verá como el asiento de cierre es eliminado.

  Asientos Compras/Ventas


Los ítems de menú Compras y Ventas son idénticos por lo que los vamos a considerar en conjunto y cuando exista una diferencia lo vamos a indicar.


Conceptos de Facturación


Accedamos a la pantalla de Conceptos de Facturación desde (Compras > Conceptos de Facturación):



En una operación de compra o venta debido a la legislación impositiva vigente tenemos varios items que debemos detallar al confeccionar la factura, a cada uno de estos items los llamamos conceptos de facturación. Abajo puede ver la tabla de conceptos de AVAS para configurar las facturas de compras.



Las columnas son las siguientes:

Concepto: El Nombre del Concepto. Predeterminado para los primeros 10 conceptos, más 3 adicionales que puede definir el usuario.

D/C: Como cada Compra o Venta da lugar a un asiento, es necesario indicar cómo se imputarán los importes. Haciendo click sobre esta columna podemos cambiar la letra (D/C) si tenemos una 'D' se imputará al DEBE y si tenemos una 'C' se imputará al HABER (Crédito).

Cuenta: Juntamente con el punto anterior permite definir los apuntes del asiento de Compra (el de Venta es similar). Tenemos que indicar la Cuenta que será imputada, para seleccionarla hacemos click sobre el botón [...] que aparece a la derecha de la columna.

Proveedores/Clientes


Seleccionando (Compras > Proveedores) o (Ventas / Clientes) se ingresa a la pantalla de Cuentas con vista de Proveedores o Clientes según sea el caso. Es lo mismo que seleccionar (Contabilidad > Cuentas) y después seleccionar "Proveedores" o "Clientes" en la sección "FILTRO" del menú lateral. Abajo en la figura vemos como al seleccionar (Compras > Proveedores) las opciones de FILTRAR se acomodaron de forma automática para que solo se vean las cuentas que corresponden a Proveedores:



Haciendo click sobre [Proveedores] pasamos a la pantalla "Agregar Proveedor"



Un proveedor es una cuenta especial que además de los datos básicos de las cuentas genéricas tiene datos adicionales propios del proveedor. Igual que en una cuenta genérica hay que ingresar un código, en nuestro plan de cuentas básico la cuenta madre de Proveedores es (2.1.8), como ya tenemos la cuenta (2.1.8.1 Proveedores Varios) se nos sugiere el código siguiente (2.1.8.2), podemos modificarlo pero no es conveniente que lo ubique bajo otra cuenta madre que no sea la de Proveedores.

Haciendo click en [Aceptar] se guarda la nueva cuenta creada y la podremos ver en pantalla:



Tipos de Operación


Seleccionando (Compras > Tipos de Operación) entramos a la siguiente pantalla:



donde podemos crear una lista de "Tipos de Operación", después, al momento de cargar un asiento de Compra / Venta, se le podrá asignar uno de estos Tipos definidos. El la imagen se mustran varios tipos de operación ya definidos. Ud. puede definir los suyos de acuerdo al criterio que considere conveniente y después podrá utilizarlos para definir informes filtrados por esos tipos de operación.

Asientos de Compras/Ventas


Con esta opción pasamos a la pantalla de Asientos configurada de tal forma que solo se visualizan los asientos de Compras / Ventas:



Como en nuestra empresa Prueba aún no hemos creado asientos de Compras / Ventas veremos la pantalla vacía. Para agregar un asiento de Compras hagamos click en la opción del menú lateral "Compra " dentro de la sección AGREGAR



y se presentará la pantalla de Agregar Compra como se ve en la imgaen abajo:



Al comienzo el cursor se ubica sobre el campo "Fecha" (1), después de introducir la fecha del asiento con Enter pase al siguiente campo (2) "Mes" que se asigna automáticamente con el mes de la fecha introducida, pero se puede modificar en caso de ser necesario. Con Enter pasamos al siguiente campo (3) "Tipo de comprobante" donde se presenta el primero de la lista "001 FACTURA A" que se puede cambiar desde la lista desplegable:



Con otro Enter pasamos al campo (4) Sucursal (Punto de venta), después de introducirlo con Enter pasamos al campo Números de comprobante (5 y 6) donde tenemos dos números para permitir el ingreso de rangos de comprobantes, en el caso de tratarse de un solo comprobante dejamos el mismo número para ambos campos. Con otro enter se presenta el cuadro (7) "Buscar Cuenta" al que también se puede acceder desde el botón [...] del campo "Proveedor ". Haciendo Click en [Buscar] podemos seleccionar el proveedor desde la pantalla de Cuentas.




Una vez seleccionada la cuenta de proveedor el cursor pasa al importe total (8), introducimos un importe, en el ejemplo 1000 y con otro Enter se despliegan los conceptos normales de una factura (Total, Neto e IVA):



Note que las cuentas se asignaron en forma automática de acuerdo a la configuración existente en Conceptos de Facturación.

Supongamos que Ud. considera que para este caso específico no corresponde alguna de las cuentas asignadas. Por ejemplo desea cambiar "1.1.6.1 Mercaderías" por "4.2.2.1 Gastos Varios". Haga click sobre la descripción de la cuenta y accederá a la pantalla de cuentas para poder asignar la que Ud. considera que corresponde. También podrá cambiar la asignación D/C como se muestra abajo en la imagen:



Este cambio será recordado por el sistema de manera que las siguientes veces que haga un asiento de compras para este proveedor ya no necesitará hacer esta clase de correcciones.

Si hubiera un importe exento que indicar lo puede agregar marcando la casilla de chequeo [x] EXENTO, colocando el importe y seleccionando la cuenta que corresponda:



Note que los importes calculados se van modificando automáticamente de manera que el asiento siempre cuadre. También los cuadros de selección "Actividad", hay uno para la sección EXENTO y otro para la sección GRAVADO1. Aparecen seleccionados con la primera actividad de la lista de actiuvidades que Ud. introdujo al comienzo en "Datos de la Empresa", si la empresa tiene más de una actividad puede cambiar esta asignación automática por la actividades que correspondan desde estos cuadros de selección. También puede cambiar la alicuota del IVA desde su cuadro de selección y si el valor calculado difiere del que consta en la factura puede desmarcar la casilla de chequeo [x] Calc, lo que le permitirá introducir el importe en forma manual.

Conceptos Adicionales


Debajo de IVA1 puede ver un cuadro de selección que muestra el texto "Conceptos---->". Desde allí es posible agregar los siguientes Conceptos adicionales. Vea abajo la lista desplegada:



Si selecciona por ejemplo Impuestos Internos, "Imp.Int", verá como se despliegan los lugares para ingresar el importe y seleccionar la cuenta, estos están en color rosado indicando que se requiere la acción del usuario para rellenar estos campos. También hay un campo para ingresar el porcentaje a aplicar sobre el neto para calcular el concepto, inicialmente con '0.00' que puede cambiar para calcular el imoporte en forma automática o en caso contrario introducir el importe manualmente. Abajo puede ver la imagen orientativa:



Varias Alicuotas


En el caso de que el comprobante tenga más de una alicuota de IVA debemos habilitar [x] GRAVADO2 y [x] GRAVADO3 en el caso de tener 3 alicuotas distintas. Si hacemos click en [x] GRAVADO2 veremos como se despliega una nueva sección donde podremos colocar el neto y el IVA de esta sección. Abajo podemos ver un caso con tres alícuotas:



Note que cada sección puede tener asignada una actividad distinta. Cuando el asiento está completo, haciendo click en [Guardar] guardamos el asiento. Ahora podrá ver el asiento listado en pantalla:



Si después necesita hacer algún cambio lo puede hacer seleccionando el asiento y haciendo click en el menú lateral sobre "Modificar":



Conceptos Adicionales Retenciones y Percepciones


Hasta ahora solo hemos visto el concepto adicional "Impuesto Interno". En este apartado vamos a ver las Retenciones y Percepciones de IVA y de Ingresos Brutos. Abajo podemos ver nuevamente la lista desplegable de Conceptos Adicionales:



Retención y Percepción IVA


Se le solicitará en la sección "DATOS ADICIONALES OPCIONALES" que ingrese el código de retenciones/percepciones correspondiente. Puede descargar la lista de códigos desde el siguiente enlace: http://www.afip.gov.ar/genericos/documentos/RG_AFIP_2233_2007_A003_V000.pdf

Debe ingresar el código de la segunda columna titulada "Régimen". Este valor es necesario para generar el archivo texo para ser importado desde el aplicativo de IVA del SIAP de la AFIP.



Retención y Percepción de Ingresos Brutos


Para las retenciones se le solicitará que ingrese la jurisdicción y el Nro. de Certificado. Para percepciones solo la jurisdicción.



  Importar y Exportar Asientos


En este apartado describiremos las operaciones de Importación y Exportación de Asientos que permite realizar el sistema AVAS. El siguiente es el submenú con el que se accede a estas operaciones:



Paquetes de Asientos


Se accede a esta opción desde (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Paquetes de Asientos). Esta utilidad permite generar paquetes de asientos en una Empresa y después importarlo desde otra Empresa. Las opciones son "Generar" e "Importar":



Generar


Si hacemos click en la opción "Generar" se presenta la siguiente pantalla:



Existen varios tipos de paquetes que se pueden generar. El primero y más comun es "Asientos Independientes" pero también podemos generar varios asientos resumen. La práctica aquí la vamos a hacer con la primer opción. Al hacer click en aceptar se inicia el proceso de generación del paquete durante el cual se va mostrando el avance de la operación. Al terminar de generarse se muestra una pantalla con el número de asientos y pases generados:



Abajo puede ver una imagen que muestra como se conforma el nombre del archivo del paquete:



Importar


En primer lugar debemos abrir la empresa destino que es desde donde vamos a importar el paquete. Para hacer la practica vamos utilizar nuestra empresa Prueba. Asi que abrimos la empresa Prueba y seleccionando (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Paquete de Asientos > Importar) accedemos al diálogo que se ve abajo:



1) En "Seleccione el ejercicio destino", automáticamente se presenta el primero de los ejercicios, si no fuera allí donde queremos que se ubiquen los asientos a importar podemos seleccionar otro de la lista desplegable.

2) Haciendo click en [...] a la derecha de "Seleccione el paquete a importar" podemos navegar en nuestro disco para ubicar el paquete que queremos importar. En nuestro caso el paquete 21-010116-311216.PAQ que se encuentra en C:\AVAS3\Datos\mariafidencia\Paquetes.

Más abajo podemos seleccionar un rango de fecha y el tipo de asiento (Genérico, Compra, Venta) a fin de definir que asientos se importarán.

3) Después con el botón [Verificar] podemos verificar los asientos del paquete y ver si estos pueden ser importados.

4) Finalmente con el botón [Importar] importamos los asientos.

En las pestañas "Correctos" se ven los asientos que fueron verificados o Importados en forma correcta y en "Erroneos" los que contienen errores.

Si por descuido se hizo la importación con un paquete que no corresponde o desde una base equivocada, se puede deshacer la operación con la opción (Importar Exportar Asientos > Eliminar último lote importado).

Importar desde Planilla Excel


Se accede a esta opción desde (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Importar desde planilla Excel).

Esta utilidad permite importar asientos de Compras o Ventas desde una planilla Excel. Supongamos que tenemos la siguiente planilla en el archivo Ventas052016.xls:



Antes de poder procesarla debemos guardarla en el formato "Texto delimitado con tabulaciones". Para hacerlo la abrimos desde Excel y Seleccionamos (Guardar Como > Otros formatos > Texto delimitado con tabulaciones) como se puede ver en las imagenes abajo:





Después de guardar el archivo de esta manera tendremos dos archivos, uno (el original) con la extensión .xls y otro con la extensión .txt:

Ventas052016.xls
Ventas052016.txt

Ahora que ya tenemos preparado el archivo podemos abrir la pantalla de Importación con (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Importar desde planilla excel):



Los pasos a realizar en nuestra práctica son los siguientes:

1) Seleccionar el archivo texto a importar: Haciendo click en el botón (1) navegue dentro de su disco hasta ubicar el archivo texto que preparó en el punto anterior para ser importado a su contabilidad. En este caso este se halla en C:\AVAS3\Datos\mariafidencia\Ventas052016.txt

2) Seleccionar la cuenta de consumidor final.

3) Seleccionar la primer fila con datos correctos de la tabla con los datos del archivo importado: De esta manera una vez completada la configuración del punto (4) podrán verse los datos en la columna "VALORES OBTENIDOS".

4) Configuración: Si el archivo que Ud. importa periodicamente tiene siempre el mismo formato solo deberá realizar esta configuración una sola vez, peor si este varía deberá modificar la configuración para que se adapte al nuevo formato. En la configuración se debe indicar desde que columna y posición se debe tomar cada uno de los conceptos. Estos son los siguientes:

FECHA: En nuestro ejemplo la fecha se encuentra en la columna 3.

LETRA: La letra se encuentra en la columna 1 comenzando en la posición 2 y tomando solo una posición.



SUCURSAL: Es el punto de venta. En nuestro ejemplo se encuentra en la columna 2 como la primer parte del numero de factura. Por lo que debemos tomar los primeros 4 caracteres (COLUMNA=1, INICIO=1, POSICIONES=4).

NUMERO1: Es el número de factura. Se encuentra en la columna 2 a partir de la posición 6 tomando 8 posiciones:



NUMERO2: Es el número de la última factura en el caso de un rango de facturas. cuando se trata de facturas únicas su valor debe coincidir con NUMERO1, como en este caso.

CUIT/DNI: En nuestro caso se encuentra en la columna 6 a partir de la posición 3 y tomando 11 posiciones, (note el espacio que hay entre la C y el 2 que hace que el CUIT comience en la posición 3).



RESP.IVA: Se trata de la responsabilidad ante el impuesto IVA. En este caso está en la columna 5. En caso de no tener un valor en esta columna se tomará el "valor por omisión" CF en nuestro caso.

ALICUOTA: Se trata de la alicuota IVA. Como en nuestro caso no tenemos una columna con la alicuota ya que todas son del 21% colocamos este valor en "Valor por omisión".

Para el resto de los conceptos solo tenemos que indicar la columna. Si la columna no existe dejamos su valor en cero.

5) Verificar

Después de terminada la configuración tenemos que hacer click en el botón "Verificar". Después de un corto proceso se nos presentan en dos pestañas distintas los registros verificados como "Correctos" y los "Erroneos" y una leyenda que en nuestro caso nos informa "19 comprobantes correctos, 1 comprobante erroneo". Si vamos a la pestaña "Erroneos" podemos ver que se trata de la fila 1 que en realidad solo contiene los títulos de las columnas, por lo tanto no se trata de un comprobante y no hay problema con esto. Si hubiera algunos comprobantes que dan error deberíamos identificar los errores y corregirlos de ser posible, en caso contrario ingresarlos manualmente en AVAS.

Abajo podemos ver una vista de nuestra pantalla en este momento:



6) Importar

Una vez verificada la planilla se visualiza el botón importar en la pestaña "Correctos". Tenemos que hacer click en este botón para introducir estos comprobantes en la empresa que tenemos abierta. Al hacerlo, después de un corto proceso vemos el resultado "19 Registros importados 0 Registros rechazados". En caso de haber rechazados estos aparecerán listados a continuación con un informe de la razón del rechazo que frecuentemente suele ser "Comprobante duplicado".

Si por error se importó un archivo que no corresponde o en una empresa equivocada, la operación se puede deshacer con la opción (Importar Exportar Asientos > Eliminar último lote importado).

Importar Facturas Electrónicas


- Descargue el archivo de la facturación en linea desde el sitio de la AFIP. Consiste en un archivo zip que debe ser descomprimido.
- Descomprima el archivo descargado con winzip o winrar. Obtendrá en una carpeta los siguientes dos archivos:
VENTAS.txt
ALICUOTAS.txt
- Estos archivos no contienen información de imputación, es decir no tiene datos para saber a que cuentas imputar el TOTAL, NETO, etc. Por lo que el programa AVAS3 tomará estos datos de la tabla "Conceptos de Facturación". Abajo en las imágenes puede ver como acceder a ella:





- Asigne en esta tabla las cuentas que correspondan a cada concepto
- Ingrese a la opción de importación como se puede ver en la imagen abajo:
- Desde el botón [Abrir] seleccione el archivo VENTAS.txt que ha descargado del sitio de la AFIP y haga click en el botón [Abrir] de abajo:





- En la parte superior podrá ver los comprobantes descargados. Vea que I.Brutos y Responsabilidad IVA sean los correctos y haga click en el botón [Importar] y verá en la sección inferior los comprobantes importados.



- Si por error se importaron los datos en un ejercicio equivocado puede deshacer la operación con la opción (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Eliminar último lote importado):



Exportar para Aplicativos Varios


Se accede a esta opción desde (Contabilidad > Importar y Exportar Asientos > Exportar para Aplicativos Varios). Al ingresar se presenta la siguiente pantalla:



En distintas pestañas tenemos las pantallas de exportación para cada uno de los aplicativos, a saber: "Compras y Ventas", "SiFeRe", SIAP-IVA" y "DGR-CTES". A continuación describiremos cada uno de ellos:

Compras y Ventas


Aquí se pueden generar los archivos texto para ser importados desde el Aplicativo "Compras y Ventas" que funciona en el SIAP de la AFIP. Para hacerlo debemos seleccionar la pestaña correspondiente e ingresar el mes en "Periodo" por ejemplo 05/2016 y hacer click en [Generar]. A continuación se generarán los archivos de texto y se presentará un mensaje informando el lugar donde se generaron los archivos:



Haciendo click en [OK] se muestra la pantalla principal con la información de los archivos generados, cada uno en una pestaña diferente.



Los archivos generados son los siguientes:



En la pestaña "Ventas" se ve el archivo VENTAS.txt
En la pestaña "Ventas Alicuotas" se ve el archivo VENTAS_ALICUOTAS.txt
En la pestaña "Compras" se ve el archivo COMPRAS.txt
En la pestaña "Compras Alicuotas" se ve el archivo COMPRAS_ALICUOTAS.txt

Al pie de pantalla se puede ver un resumen de los archivos generados:

SiFeRe


Aquí se pueden generar los archivos texto de Retenciones y Percepciones de Ingresos Brutos para el Aplicativo SiFeRe (Convenio Multilateral). Hay que seleccionar la pestaña "SiFeRe", ingresar el mes y presionar el botón [Generar]. Después de un cortro proceso verá un mensaje que le informa dónde han sido guardados los archivos generados:



Al cargar los comprobantes con Retenciones/Percepciones de IB, se le solicitará que ingrese la jurisdicción y el Nro. de Certificado. Para percepciones solo la jurisdicción. Estos datos son opcionales pero es necesario cargarlos si necesita generar estos archivos texto.



SIAP IVA


Aquí se pueden generar los archivos texto de Retenciones y Percepciones de IVA para el IVA del SIAP. Hay que seleccionar la pestaña "IVA-SIAP", ingresar el mes y presionar el botón [Generar]. Después de un cortro proceso verá un mensaje que le informa dónde han sido guardados los archivos generados.

Al cargar los comprobantes con Retenciones/Percepciones de IVA, se le solicitará que ingrese el Nro de Régimen. Estos datos son opcionales pero es necesario cargarlos si necesita generarán estos archivos texto.



Mover Datos entre Ejercicios


Supongamos que tiene un ejercicio con un periodo 01/01/2016 - 31/12/2016 y ya tiene cargados asientos hasta junio/2016 inclusive. Pero por alguna razón se decide que el ejercicio debe terminar el 31/05/2016 y comenzar uno nuevo el 01/06/2016. En este caso Ud. necesita crear un nuevo ejercicio, por ejemplo 01/06/2016 - 31/12/2016 y trasladar los asientos cargados del mes de junio del primer ejercicio al segundo ejercicio. Con esta utilidad esto se puede hacer muy facilmente, Seleccione (Contabilidad > Importar Exportar Asientos > Mover datos entre ejercicios) y verá una pantalla como la siguiente:



Después de configurar la operación asignando Ejercicio Origen y Destino y el mes a trasaldar y/o el rango de fechas, con el botón [Ver Asientos] se puede visualizar la lista de asientos a mover. Finalmente con el botón [Mover Asientos] se realiza la operación del traslado de los asientos al ejercicio destino y se visualiza un mensaje que muestra el número de asientos trasladados.



  Informes Generales



Abajo vemos desplegado el submenú (Contabilidad > Informes). Mediante este menú accedemos a los informes contables generales.



Brevemente describiremos cada uno de ellos:

1) Plan de cuentas: Listado del plan de cuentas incluyendo para cada cuenta el código, el ID y el Nombre. Podemos configurarlo estableciendo un rango de cuentas y los tipos a incluir (Genéricas, Compras y Ventas).

2) Balance: Listado de las cuentas con su Código, Nombre y Saldo para cada nivel. Podemos configurar el informe definiendo un rango de cuentas, un rango de fechas, los niveles de cuentas a incluir (1- 5) y si incluiremos o no las cuentas sin movimientos.



3) Diario: Listado de Asientos con la cabecera y los apuntes. La cabecera con la Fecha, el Número del Asiento y su Descripción y los apuntes con el código y nombre de la cuenta, el detalle y el importe al DEBE o al HABER. Podemos configurar un rango de fechas, si incluiremos las sumas iguales al final y si se incluirá o no el asiento de apertura.



4) Diario Resumido: Con el mismo formato del punto anterior y en forma similar al punto 5 de Paquete de Asientos > Generar se genera un asiento resumen por cada mes del rango indicado. Como opciones de configuración podemos seleccionar un rango de fechas, si se incluirán las sumas iguales al final y si se incluirá o no el asiento de apertura, si se generará un solo asiento o un asiento por mes y con que número se iniciará la numeración de asientos.

5) Mayor: Es un informe semejante a un estado de cuentas. Para cada cuenta se lista una cabecera con el código y el nombre de la cuenta y a continuación el listado de apuntes, comenzando opcionalmente con el saldo de arrastre hasta inicio del periodo que se informa siguiendo con los apuntes con la fecha, número de asiento, su descripción y detalle y el importe al DEBE o al HABER y el Saldo. Podemos configurar el informe definiendo un rango de cuentas, un rango de fechas, si se listará cada cuenta en una hoja separada y si se arrastrarán los saldos desde el inicio de ejercicio.



6) Sumas y Saldos: Para cada cuenta (incluyendo las de grupo) se presenta un informe de saldos mensuales como se puede ver en la figura. Podemos configurar el informe definiendo un rango de cuentas, un rango de fechas y un rango de niveles.



  Informes de Compras/Ventas


Los informes de Compras y Ventas son muy similares por lo que solo analizaremos los de Compras, pero finalmente veremos los informes "Posición IVA" y "Discontinuidad de Comprobantes" que se encuentran en el menú "Ventas".


Libro IVA Compras


Como puede ver en la figura en Compras-Informes hay un submenú con dos opciones, "Libro IVA Compras" y Generador de Informes", los que analizaremos a continuación:



Seleccionando esta opción pasa inmediatamente a la pantalla de configuración del informe:



Aquì se puede ingresar el mes a listar o también seleccionar "Todos los meses". Con la opción "Tamaño de letra" podemos agrandar la letra del informe seleccionando +1, +2, etc.

Se puede seleccionar "Listar todos los comprobantes" o "Listar solo un grupo de comprobantes", en este último caso se presenta un conjunto adicional de opciones como puede verse en la imagen abajo:



Con el botón [Configurar Impresión] se puede configurar la salids dimpresa, seleccionar impresora, tamaños de letra etc.

Al pie del formulario tiene variaos botones que permiten emitir el informe en diferentes formatos, a saber [Vista Previa], [Imprimir], [Excel] y [PDF]. Desde la vista previa también se puede emitir el informe impreso.

Generador de Informes


El generador de informes permite generar informes a medida tanto para Proveedores como para Compras. Con este último también puede imprimir el Libro IVA además de cualquier otro informe que necesite relacionado con las Compras. Ambos generadores; Proveedores y Compras son muy similares, así que solo describiremos uno de ellos. Abajo puede ver la pantalla inicial del generador de informes.



Puede ver a la izquierda la lista de informes definidos, en este caso hay uno solo "IVA Compras Estandar" y a la derecha una descripción del informe seleccionado con tres secciones: "Columnas del Informe", donde se ve una lista enumerada de las columnas del informe, "Se listarán los registros" donde se ve la definición del filtro que define el conjunto de registros que se listarán y "El informe se ordenará" donde se muestra la definición de orden y dirección del listado. A la izquierda de las dos últimas secciones hay sendas casillas de chequeo que pueden marcarse para activarlas o desactivarlas. Al pie de la lista de informes hay un botón [Gestor de Informes] que nos lleva a otra pantalla donde podremos crear, modificar y borrar informes.



En esta pantalla vemos también la lista de informes con su descripción a la derecha y a la izquierda tres botones para realizar las tres operaciones de edición, Agregar, Modificar y Borrar informes. Para aprender a utilizar este generador de informes vamos a agregar un nuevo informe. Presione el botón [Agregar Informe] para entrar a la pantalla de definición de Informes que se puede ver abajo.



Vemos aquí un lugar para entrar el nombre que tendrá al informe. Entre "Mi informe". Debajo puede ver tres pestañas "Columnas del Informe", "Registros a listar" y "Orden del informe" que se corresponden con las tres secciones de la DESCRIPCION que habíamos visto arriba.

Inicialmente tenemos seleccionada la pestaña "Columnas del Informe" que es donde definiremos las columnas que queremos que tenga el informe. Para cada columna podremos definir el "Campo", el "Título", el "Ancho(%)" decidir si tendá un totalizador al pie de la columna "Totaliza", establecer el "Formato" con el que se mostrará y la "Alineación" que tendrá. Haga click sobre la primer celda de la columna "Campos" y se desplegará una lista de campos, elija uno haciendo click sobre la lista y verá como las columnas de la derecha se llenan automáticamente.

Continúe de esta manera agregando columnas al informe hasta que tenga lo que se ve más abajo. Ud. puede modificar los valores introducidos automáticamente, por ejemplo para cambiar el título de alguna columna, en lugar de "IVA1" poner "IVA 21%" o ajustar los anchos de las columnas, etc.



El "Formato" define como se mostrará el dato, por ejemplo para una fecha [dd/mm/yyyy] especifica que se mostrará como "dia/mes/año" ej. 31/12/2005. Para un importe [0.00;"("0.00")"; ] se especifican tres formatos juntos separados por punto y coma; para el caso de ser positivo, negativo o nulo. En este caso, para positivos '0.00' con dos decimales, para negativos "("0.00")" con dos decimales entre paréntesis y para nulos no se muestra nada (espacio en blanco). La "Alineación" puede ser a la izquierda, derecha o centro.

Haga click sobre la pestaña "Registros a listar" y pasará a la pantalla de definición de registros a listar (o definición de filtro). Aquí debemos definir un conjunto de condiciones que deben cumplir los registros (en este caso comprobantes de compra) para ser incluidos en el listado. Basicamente cada linea definirá una condición

Haga click sobre la leyenda y la linea se transforma en:

Haga click sobre "Fecha del comprobante" y se desplegará un combo con la lista de campos. Desplácese en la lista y haga click sobre el campo "Mes del comprobante"



Haga click sobre "sea igual a" y verá los distintos argumentos de comparación que podemos usar, en este caso deje el existente "sea igual a".



Haga click sobre [.....] y escriba el mes "01/2014" y haga click sobre el botón [Aceptar]



y la linea quedará finalmente así:



Con una nueva linea lista para que pueda ingresar una nueva condición si fuera necesario.

Ahora haga click sobre la pestaña "Orden del Informe" y pasará a la pantalla de definición del orden de los registros del informe. Podremos definir los campos por los que será ordenado y la dirección ascendente o descendente.

Haga click sobre la leyenda y haga click sobre "Fecha del Comprobante" para desplegar la lista de campos:



Para este ejemplo seleccione el primer campo "Fecha del Comprobante" y haga click sobre [.......] y seleccione "ascendente"



y la linea quedará completa mostrando una nueva linea para el caso que necesite combinar el orden con un nuevo campo adicional.





Finalmente cuando tengamos listas las tres secciones (pestañass) con el botón [Aceptar] damos por terminado el informe y regresamos a la pantalla "Gestor de Informes" donde podemos ver en "DESCRIPCION" las tres secciones definidas.



Hacemos click sobre el botón [Aceptar] y regresamos a la pantalla "Definición de Informes de Compras" que es la primer pantalla a la que habíamos accedido. En la operatoria normal ya se tienen definidos los informes asi que lo único que hay que hacer es seleccionarlo en esta pantalla y entonces haciendo click sobre uno de los botones inferiores podemos ver o imprimir el informe. También tenemos disponible el botón [Configurar Impresión] que nos permite seleccionar la impresora, definir el tipo y tamaño de letra, las dimensiones de la página, etc.



Abajo podemos ver el informe obtenido con el botón [Vista Previa]:



Posición IVA


Consiste en un informe de la posición de IVA del mes. Se accede a el desde el menú "Ventas" (Ventas > Informes > Posición IVA).



Primeramente ingresa a un cuadro de diálogo como el que se vé abajo:



Aquí debemos ingresar el mes del informe con el formato "mm/aaaa" por ejemplo "01/2016". El crédito fiscal del periodo anterior si lo hubiere y un Título y Subtitulo opcionales para el informe. Por debajo tenemos un botón para configurar la salida impresa y las opciones de emisión del informe, a saber: [Vista Previa], salida por impresora con [Imprimir] o generando un archivo en formato PDF.


Discontinuidad de Comprobantes


La numeración de comprobantes de ventas debe ser continua y creciente sin dejar números intermedios sin utilizar y este informe precisamente informa sobre esta irregularidad en caso de existir.